Praticamente todos os arquivos que têm relevância para uma empresa são gerados ou estão guardados em papel. Esta é a forma mais tradicional de armazenagem, mas com os recursos tecnológicos de hoje é possível garantir que essa papelada toda não se perca ou fique danificada pela ação implacável do tempo.
Uma das formas mais efetivas de garantir a longevidade desses documentos – e de quebra ainda agilizar o processo de manuseio desses arquivos – é a digitalização. Vale ressaltar aqui que o papel é o exemplo mais comum, mas também é possível e indicado digitalizar áudio, vídeo, slides e fotos que precisem ficar à disposição da empresa por muito tempo.
São muitas as vantagens de recorrer à digitalização. Vamos elencar algumas aqui:
1. Redução do espaço demandado para armazenagem de arquivos
2. Restrição dos acessos. Associando a digitalização a um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) você pode hierarquizar o acesso ao arquivo, evitando que pessoas não autorizadas manipulem documentos que não deveriam ver.
3. As informações digitalizadas não sofrem com a deterioração causada pelo tempo, evitando prejuízos
5. Agilidade no manuseio, já que organizar os documentos em um ambiente digital é muito mais fácil, ficando, desta forma, mais simples de encontrar o arquivo necessário no momento da necessidade.
6. Estímulo às práticas sustentáveis, economizando árvores e reduzindo a produção de passivos ambientais.
Digitalize o arquivo de sua empresa e fique despreocupado. E quando o assunto for Digitalização de Documentos, conte com toda a experiência da Acervo, com o know-how da equipe técnica e com o emprego dos melhores equipamentos, como scanners profissionais de alta qualidade, para garantir um atendimento de primeira.
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