Primeiramente, é importante saber o que significa microfilmagem. Para uma melhor compreensão do tema, iniciaremos pelo conceito de microfilme.
O microfilme é a forma de armazenamento mais segura quando falamos preservação de documentos. É – por natureza – inviolável, não permitindo alterações, adulterações ou fraudes. Possui o mesmo valor legal que uma cópia autenticada de um documento original. Muito utilizado em bancos, seguradoras e empresas que necessitam preservar a integridade de seus documentos, fazendo com que estes permaneçam disponíveis sempre que necessários.
Sabemos que nem sempre o acesso a documentos microfilmados é uma operação simples e descomplicada. Atualmente, muitas empresas estão adotando a digitalização de microfilmes a fim de melhorar seus processos internos e ganhar vantagem competitiva em seus respectivos mercados.
O termo microfilmagem se dá ao processo pelo qual imagens de documentos são capturadas fotograficamente e armazenadas em mídias físicas. O seu amparo legal está descrito na Lei 5.433, de 8 de maio de 1968 e no Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
A digitalização de microfilmes é um processo de captura que gera uma cópia virtual dos documentos microfilmados. Os documentos digitalizados são organizados e classificados em bases de dados, sendo acessados por meios eletrônicos locais, mídias ópticas, sistemas de GED, assim como em cloud (nuvem), quando utilizado o acesso remoto pela internet.
O processo de digitalização de microfilmes é realizado por scanners de alta tecnologia, o que garante a qualidade da captura dos fotogramas e a conversão em arquivo digital. Para que os documentos microfilmados sejam digitalizados, necessariamente, se apresentarão em uma das duas formas abaixo. São elas:
São produzidos em rolos de microforma com larguras de 16 e 35 mm. Os rolos de 16 mm geralmente são utilizados em documentos de tamanho A4 ou similares. Já os rolos de 35 mm são empregados para a captura de documentos maiores, como plantas de engenharia, mapas técnicos e jornais.
São microformas produzidas por meio do microfilme cópia, cortadas e armazenadas em microfichas. A utilização mais comum das microfichas acontece em documentos financeiros, contábeis, de RH (prontuários), dentre outros.
Como podemos imaginar, existem inúmeras vantagens na implantação da digitalização de microfilmes em empresas.
Abaixo, citaremos as principais.
*A integração com sistemas de GED e o acesso via nuvem são o grande diferencial da digitalização de microfilmes*
Em caso de dúvidas ou querendo saber mais a respeito da importância e dos benefícios da digitalização de microfilmes, entre em contato com a Acervo! Estamos sempre disponíveis para atendimento e prontos para qualquer esclarecimento.
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