Quais os riscos de não realizar a guarda de documentos corretamente?

Seja de pequeno, médio ou grande porte, uma coisa é certa: toda empresa gera uma quantidade enorme de documentos que precisam ser armazenados para eventuais consultas. Por isso, a guarda de documentos deve ser feita de maneira eficiente, para que não ocorram prejuízos de nenhuma espécie para a empresa.

Quando a guarda de documentos não é realizada corretamente, surgem problemas que podem comprometer a produtividade da empresa e até mesmo prejudicar sua imagem e afetar sua concorrência no mercado. 

Confira os principais riscos de não guardar seus documentos de maneira adequada. 

Perda 

Um dos principais riscos que você corre ao não realizar a guarda de documentos de forma eficiente é a perda dos arquivos. Quando guardamos documentos de maneira desorganizada e não temos controle sobre o acesso, muitas pessoas podem pegar o documento, guardar em um lugar diferente, esquecer de devolvê-lo e até mesmo perdê-los. 

Extravio 

Quando armazenamos documentos em salas onde muitos funcionários têm acesso, como acontece em muitas empresas, corre-se o risco de ter documentos extraviados. Isso pode ser extremamente prejudicial para algumas empresas, principalmente, empresas do ramo jurídico e financeiro.

Dificuldade de localização

Em diversas situações é necessário localizar documentos com agilidade para garantir o sucesso da empresa. A demora na localização pode comprometer o andamento de um processo, por exemplo, e acabar prejudicando a empresa de alguma forma.

Deterioração

Outro risco de não realizar a guarda de documentos de maneira correta é a deterioração, sobretudo, em documentos que ficam armazenadas em salas com alto grau de umidade, altas temperaturas e com risco de pragas. 

Todos esses problemas podem ser resolvidos com a ajuda de uma empresa especialista em realizar a guarda de documentos. Deixando seus documentos sob a responsabilidade de quem entende do assunto, seu negócio só tem a ganhar.

A Acervo atua no mercado há mais de 20 anos e uma de nossas especialidades é a guarda de documentos. Entre em contato conosco e conheça melhor nosso serviço!