Notadamente, empresas que possuem estrutura organizacional bem definida, estratificada e com processos e fluxos de trabalho racionalizados estão preparadas para “brigar” com seus concorrentes por um share maior em seu segmento.
Por outro lado, organizações que não sabem gerir seus documentos, não criam rotinas de trabalho e controlam manualmente os seus contratos – estão e estarão fadadas ao fracasso: contraprodução, prejuízos financeiros e enfraquecimento da marca.
O que volta e meia encontramos nas empresas são pilhas de papéis, documentos espalhados por todos os cantos, contratos arquivados sem o menor controle ou organização e o pior, tudo isso “gerenciado” por planilhas aleatórias que muitas vezes não fazem o menor sentido.
Essa falta de gestão e controle ocasiona problemas de perda e vazamento de informações.
Questões do dia a dia nos ajudam a perceber quando a saúde da nossa empresa não anda bem. Existem diversos indícios de que a gestão de documentos ou contratual é ineficiente ou – até – inexistente.
Sentimos que a “coisa” não está muito legal quando:
1. Dificuldades para localizar contratos ou documentos;
2. Perda de prazos de solicitação, entrega, renovação, petição, etc;
3. Pagamentos em atraso ou pagamentos no “escuro” – aferíveis sem conformidade;
4. Obrigações com prazos de validade vencidos: taxas, impostos, alvarás, certidões e procurações.
Se algum(s) desses pontos acontece sistematicamente em sua empresa, é hora de ligar o “alerta vermelho”! Você precisa adotar um sistema informatizado que gerencie seus contratos de maneira efetiva e segura.
Atualmente, o mercado de TI oferece inúmeras soluções para as mais variadas e complexas realidades. Existem alternativas para grandes organizações ou grupos de empresas, que geralmente são muito complexas e caras – via de regra são módulos de sistemas ERP.
Encontramos também soluções especialistas junto a pequenos fornecedores (regionais) de software – normalmente customizados sob encomenda.
E agora, preciso escolher a melhor solução em software de gestão de contratos para o meu departamento jurídico, como farei?
Os itens abaixo discriminados atendem aos requisitos mínimos que uma ferramenta deve apresentar a fim de garantir produtividade e confiabilidade na gestão do processo. São eles:
Padronização: criação de bibliotecas para armazenamento de documentos padronizados. Garante a integridade e facilita a extração de informações gerenciais.
Controle de prazos: todo contrato, por sua natureza legal, apresenta itens obrigatórios e particularidades sobre o objeto. Cláusulas sobre renovação, multa, deveres e direitos das partes, validade, pagamento, dentre outros – são de controle por meio de ferramentas adequadas.
Registro de aprovações: um bom sistema de gestão contratual deve controlar o histórico de aprovações e homologações do contrato e suas respectivas partes, permitindo [dessa forma] a rastreabilidade das etapas.
Financeiro: deve fornecer controle preciso dos pagamentos previstos em contrato em interface aos itens aferíveis do mesmo, caso necessário.
Consultas e relatórios: permissão às informações de acordo com o perfil do usuário.
Atualização monetária: ajuste automático de todos os dados financeiros do contrato sincronizado às atualizações do Banco Central do Brasil.
Falamos até agora sobre os requisitos mínimos necessários que um sistema de gestão de contratos ideal deve ter.
Agora, abordaremos os requisitos avançados. São itens que melhoram a eficiência e aumentam o desempenho da produtividade do seu departamento jurídico. São eles:
GED: Gestão Eletrônica de Documentos: o sistema deve possibilitar a digitalização de todas as partes integrantes do contrato, não apenas das minutas assinadas, e – também – dos documentos anexados. O GED proporciona economia de tempo e otimização de espaço físico, uma vez que o contrato por completo não estará mais em arquivos físicos.
Agenda e Alertas: a ferramenta adequada deve apresentar agenda para compromissos importantes e contratuais, além de alerta para vencimentos, prazos e datas importantes.
Auditoria: toda e qualquer alteração, assim como retificação, deve ser passível de monitoramento. Com isso, acompanhamos o passo a passo da elaboração do documento, suas modificações e correções, de modo que em caso de suposta fraude seja possível a identificação do ponto questionável.
Criação de filtros [consultas e relatórios]: nenhum sistema oferece todas as possibilidades de consulta possíveis. Estatisticamente, a combinação dos diversos critérios subjetivos resulta em uma infinidade de filtros. Então, nada melhor que encontrar um sistema que permita aos usuários e administradores, a criação de filtros de relatórios e consultas. Desde que as políticas de segurança sejam observadas e cumpridas.
Restrições de perfil: o software deve conter mecanismos para configuração de perfil a fim de personalizar a visualização de informações de acordo com o status do usuário.
Fluxo de trabalho: o controle do fluxo de trabalho é muito importante para o aumento da produtividade e distribuição da carga de trabalho no departamento. É com ele que localizamos o contrato mais rapidamente.
Contencioso: processos judiciais e administrativos conexos ao contrato são de importante acompanhamento. Podemos prever, por meio desse requisito, perdas possíveis, prováveis ou remotas.
Acesso remoto: em dias atuais, com a produção de documentos digitais e arquivamento em nuvem, não é mais concebível que sistemas de gestão de contratos não ofereçam acesso remoto, por internet ou tablets.
Segurança: é necessário que o software permita acesso seguro por meio de protocolos de segurança aos usuários identificados por seus respectivos perfis.
Suporte: assim como a manutenção, o fornecedor deve oferecer suporte em tempo ótimo, estipulado em contrato, garantindo a manutenção e atualização do sistema sem as quais o investimento fica torna-se imediatamente ultrapassado.
Implementações: ao solicitar um orçamento se certifique que o fornecedor está apto a realizar as customizações necessárias ou as que, porventura, surgirem em tempo adequado e satisfatório. Tente perceber se as implementações indicam alguma complexidade no software; se for esse o caso, fuja!
SaaS: recomenda-se que não seja superior a 24 meses.
Nuvem: preste muita atenção a esse detalhe! Existem grandes atrativos para o convencimento do cliente. Além da dispensa de investimentos em servidores e administradores de serviços, a rápida implementação do sistema pode ser uma terrível armadilha para a sua empresa. Preocupe-se em contratar empresas com experiência, cases de sucesso e consagradas provas sociais.
Custos e despesas: às vezes, “o barato sai caro”. Muitas empresas agregam ao valor do software: serviços de implementação, customização, taxas de suporte, treinamento in loco e consultoria. A grande sacada é harmonizar valores dos contratos com as funcionalidades do sistema e custo total do software.
Percebeu como existem inúmeros requisitos para escolher o software de gestão de contratos ideal? A Acervo acredita que com essas dicas você e seu escritório melhorem em desempenho e aumentem em eficiência. Quer conhecer as nossas soluções para a sua empresa? Entre já em contato conosco, estamos prontos a ouvi-lo!
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