A retenção de documentos foi, por diversos anos, um procedimento comum nas empresas que precisam dos dados de seus clientes para realizar um serviço, assim como em algumas contratações de funcionários. No entanto, a prática foi perdendo espaço ao longo dos anos, ao passo em que também foi proibida.
No restante deste artigo, a Acervo explica por que a retenção de documentos ainda ocorre e o que dizem as leis que a descrevem. Se você quer entender por que a sua empresa deve ficar atenta à retenção de documentos, continue a leitura abaixo!
A retenção de documentos, que continua sendo uma prática presente em certas empresas, consiste em manter a posse de arquivos pessoais de terceiros, sejam estes funcionários ou clientes. Alguns exemplos que podem ser citados são a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) — no caso de empresas de diversos setores contratando funcionários novos — e histórico escolar antigo — no caso de instituições de ensino recebendo alunos através de transferência.
Mais especificamente no segundo caso (assim como em outros que envolvem os clientes de uma empresa ao invés de seus funcionários), a retenção de documentos acontece como uma forma de forçar os consumidores inadimplentes a pagarem suas dívidas, caso este venha a ser o caso. Contudo, a prática é ilegal — e é exatamente por isso que sua empresa deve ficar atenta à retenção de documentos.
O que faz a retenção de documentos pessoais ser considerada uma contravenção penal é a Lei nº 5.553, sancionada em 6 de dezembro de 1968. Ela decreta que:
“Art. 1º A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.
Art. 2º Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem, devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.”
O projeto de lei, disponibilizado pelo portal da própria Câmara dos Deputados, pode ser lido na íntegra através deste link.
É inevitável entrar no assunto retenção de documentos sem dar destaque às instituições de ensino. Afinal, é nelas que a prática ainda é mais comum. Não à toa, todo um artigo da Lei nº 9870, que “dispõe sobre o valor total das anuidades escolares e dá outras providências”, fala sobre o assunto. Veja:
“Art. 6º São proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas, compatíveis com o Código de Defesa do Consumidor, e com os arts. 177 e 1.092 do Código Civil Brasileiro, caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias.”
Em outras palavras, é proibido reter documentos para forçar inadimplentes a realizarem os pagamentos devidos.
Entendeu a importância de ficar sempre atento à retenção de documentos? Ela pode trazer problemas sérios para a sua empresa; portanto, evite-a. E se quiser receber mais conteúdo sobre gestão da informação e tudo que a envolve, siga as redes sociais da Acervo! Você pode nos encontrar no Facebook e no Instagram!
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