A tecnologia transformou os setores, serviços e o mercado em geral. Hoje, pensar nos departamentos sem o uso das ferramentas tecnológicas é praticamente impossível, e quem não se adequa acaba sofrendo prejuízos que afetam diretamente a gestão da informação e a produtividade. Na educação não é diferente. As universidades viram na tecnologia uma forma de inovar a gestão educacional.
Entre as alternativas buscadas está a digitalização de documentos, que significa otimização dos processos acadêmicos, organização dos arquivos dos alunos e professores e reestruturação das informações. Além disso, em 2018, o MEC aprovou a portaria 315, que tornou a digitalização de documentos obrigatória nas Instituições de Ensino Superior.
Diante disso, muitos avanços na área foram percebidos. Por isso o texto de hoje da Acervo é dedicado ao tema. Vamos explicar as principais razões do porquê a digitalização de documentos nas universidades é algo importante para a rotina das instituições. Acompanhe abaixo!
Demora para encontrar os históricos escolares dos alunos? A secretaria não possui mais espaço para armazenar os documentos? Há confusão para achar as informações quando solicitado? Pois bem, esses são os indícios de que a gestão documental está com problemas na universidade.
Porém, com a implementação da digitalização de documentos há a resolução dessas situações. Com ela é possível ter agilidade no acesso às informações acadêmicas, já que o processo acontece todo no computador ou dispositivo móvel, com a busca dos arquivos nas pastas armazenadas na nuvem do sistema.
Com isso há também a diminuição do número de reclamações da comunidade acadêmica, por não ter o documento quando solicitado e da perda de tempo dos colaboradores na procura da informação, podendo usar o período na realização de outras atividades.
Pensar na quantidade de documentos produzidos diariamente pelas universidades é quase impossível, a começar pelo número de alunos que estão matriculados na instituição, os que já passaram pelo local e estão hoje no mercado de trabalho e os professores presentes na universidade.
Históricos escolares, regimento e estatuto interno da instituição, dados dos docentes e código de conduta são apenas alguns dos documentos encontrados. Logo, é necessário ter muitos arquivos e pastas para o armazenamento, além do gasto elevado com papéis e um espaço adequado para sua guarda correta.
Por isso um dos benefícios da digitalização de documentos é a redução dos custos, sem a necessidade dos gastos com papel para impressão. Os resultados financeiros são percebidos a médio prazo, principalmente no balanço de custos da universidade no final de cada ano.
A segurança é item indispensável, tanto dentro das empresas quanto para as instituições de ensino, afinal ali constam informações importantes e muitas confidenciais dos discentes e docentes, como, por exemplo, os dados pessoais.
Incidentes podem ocorrer e para isso as universidades precisam estar preparadas para não acontecer nenhum dano aos documentos. Umidade, enchente, incêndio e perda são situações complicadas, e as informações estão sujeitas a prejuízo caso uma delas aconteça.
No processo de digitalização de documentos nas universidades o arquivo fica armazenado na nuvem, podendo ser acessado na hora e momento que desejar, reduzindo as chances de prejuízos como os citados acima.
Além disso, o acesso é permitido somente a partir de login e senha, portanto pessoas que não tenham os dados não podem consultar o documento, aumentando a segurança contra o vazamento de informações.
A digitalização dos documentos nas universidades representa também se adequar à nova regra brasileira para o tema, visto que no ano passado (2018), o MEC publicou a Portaria 315, tornando a digitalização obrigatória nas Instituições de Ensino Superior.
Conforme a portaria, as universidades têm até abril de 2020 para fazer a digitalização dos seus arquivos como forma de regular a gestão documental dos cursos técnicos e de graduação.
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