Evoluções tecnológicas e necessidades de adaptação de processos a essas novidades são os fatores que mais movem a inovação nos ambientes de empresas. A crescente tendência de cuidados com o meio ambiente é um dos principais exemplos de motores para algumas das mais diversas tecnologias que vêm surgindo — incluindo o conceito de “paperless”, assunto do texto que a Acervo preparou e trouxe para você hoje.
Você já ouviu falar nele? Se não, não se preocupe! Na sequência deste post, nós definimos o que é paperless, listamos suas principais vantagens e, por fim, ainda mostramos a melhor maneira de aplicar o conceito dentro de empresas. Continue a leitura e fique por dentro de mais este conceito importantíssimo no contexto em que vivemos!
Paperless é um termo em inglês. Quando traduzido, o significado é “sem papel”. Na prática, quando o assunto é a aplicação do conceito e de suas diretrizes em uma empresa, pode-se dizer que uma empresa paperless é uma que reduziu drasticamente o consumo e utilização de papel nos seus processos diários.
No melhor cenário, o ideal mesmo é que todo a utilização de papéis fosse extinta, mas nós sabemos como isso é algo muito difícil de ser aplicado à nossa realidade — pelo menos por enquanto.
Em outras palavras, é seguro afirmar que aplicar o conceito de empresa paperless é a ação definitiva para entrar de vez na era digital. É estar bem preparado para se livrar dos papéis e, com eles, dos potenciais problemas que eles trazem.
Como era de se esperar, ser uma empresa paperless é algo que traz diversas vantagens a todos os envolvidos, desde gestores até os colaboradores. Afinal, caso não houvesse nenhum benefício direto, a maioria das empresas não se sentiria encorajada a adotar esta filosofia.
A primeira vantagem, e também uma das principais razões para a invenção e a propagação do conceito, é a já citada contribuição na preservação do meio ambiente. Como sabemos, é necessário derrubar uma enorme quantidade árvores para produzir papel. Considerando os números de consumo diário de um escritório apenas, já fica claro o tamanho dos danos. Ao reduzir consideravelmente este uso, há uma necessidade muito menor de produção, o que ajuda diretamente no processo de preservação.
Outra vantagem muito clara, dessa vez mais focada na própria empresa, é uma redução de custos considerável. Como não haverá mais a necessidade de comprar o papel, este é um investimento que deixa de existir. Além disso, economiza-se também espaço físico, já que a guarda deles, especialmente de documentos, será digital. O local, inclusive, pode vir a ser utilizado para outras atividades.
Por fim, não podemos deixar de citar a facilidade na recuperação de informações. Papéis no ambiente empresarial quase sempre são documentos. Já parou para pensar no quanto de tempo é gasto recuperando as informações presentes em documentos físicos? Quando elas não estão mais no papel e passam para o meio digital, a busca fica muito mais fácil e rápida — economizando tempo e dinheiro.
Depois de entender o que paperless significa e saber quais são as vantagens que ele traz, a Acervo mostra também como você pode aplicá-lo na sua empresa. A principal forma de ter uma empresa paperless é digitalizando os documentos físicos, seguido da adesão ao sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos através de um software. A princípio, isso talvez não faça tanta diferença assim, já que, legalmente, você ainda deverá manter os documentos físicos por algum tempo antes de poder descartá-los.
Porém, fazendo isso, você começa um processo que leva ao uso do documento nato digital, ou seja, aquele que já nasce digitalmente e, portanto, não precisa ter uma versão física. É deste momento em diante que uma empresa realmente passa a ser paperless.
É assim que você não só deixa de usar papel, mas também passa a controlar todas as suas informações de forma digital — o que facilita o processo e ainda aumenta a segurança dos dados. Qualquer que seja a solução que você deseja para entrar no caminho de se tornar uma empresa paperless, a Acervo pode te ajudar.
Entre em contato conosco hoje mesmo e veja o que nós podemos fazer por você!
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