Um dos pilares da administração é o recursos humanos. E o grande capital de qualquer organização vencedora é o humano. Sendo assim, empresas que buscam sucesso em suas áreas de atuação precisam gerir bem seus colaboradores e tudo o que os cerca, como os seus documentos.
Gestão de recursos humanos e, refinando mais um pouquinho, gestão de pessoas exigem uma atenção diferenciada quando o tema trata de documentos – sobretudo, guarda e organização.
Uma empresa desorganizada está suscetível a ações trabalhistas, multas, erros e equívocos processuais, perda de desempenho por retrabalho e, até: absenteísmo e turnover acentuado. “Em empresas desorganizadas ninguém quer trabalhar”.
Acima, são observações que podem acontecer em empresas que não preconizam uma boa gestão de documentos, muito menos utilizam algum sistema para geri-los. Não quer dizer também que empresas organizadas que empregam sistemas de gestão de documentos não estejam habilitadas ao fracasso.
[Mas tenha certeza, o percentual de uma “catástrofe” como essa é praticamente desprezível com a utilização de um bom sistema de gestão de documentos]
Um coisa é verdade, a tecnologia está à mão para nós (gestores) estruturarmos os melhores processos, sermos mais precisos e ágeis, além de entregar informações seguras e confiáveis.
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Sabemos que organização, na acepção da palavra, para qualquer tipo de empresa contribui para que processos e procedimentos, do tático ao estratégico, obedeçam a planos previamente definidos – com assertividade e efetividade.
O que queremos dizer é que departamentos de RH organizados e com boa gestão de documentos sabem quais são, de maneira precisa, suas prioridades – permitindo aos seus gestores o cumprimento integral de suas tarefas e a entrega dos resultados propostos.
É a partir dessa análise que consideramos a utilização de sistemas de gestão de documentos de fundamental importância para rotinas mais ágeis e fluxos de trabalho otimizados.
O grande objetivo do departamento de recursos humanos, além de gerir pessoas, é cuidar de todas as questões documentais relacionadas aos colaboradores da empresa. Ou seja, a gestão de recursos humanos é pilar estratégico no dia a dia da organização. Ajuda a evitar e solucionar problemas – de modo que prejuízos ou gastos desnecessários não se tornem “dores de cabeça” corriqueiras.
A gestão documental no RH permite controles direto e seguro quando falamos em: proventos de colaboradores, férias, horas-extras, pagamentos diversos, planos de saúde e outros benefícios. Em consequência disso, a empresa evita morosidade e perda de tempo na busca de documentos – garantindo o pleno cumprimento dos prazos (até os legais) e todos os pagamentos em dia.
É necessário que empresas possuam servidores que armazenem todos os arquivos e documentos gerados por cada funcionário da empresa.
Como cada computador da empresa é um “universo à parte” onde as rotinas do colaborador responsável acontecem e ficam registradas – gerando um volume enorme de documentos – precisamos, para fins de segurança, que toda essa carga informacional fique armazenada em local único [seguro e de fácil acesso a todos].
[Sempre que a informação pretendida for necessária à tomada de decisão, estará a mão – confiável e fidedigna]
Os benefícios como podemos perceber são inúmeros, vão desde a redução da quantidade de papel utilizado durante o expediente, passando pela diminuição de extravios e perda de documentos, até processos muito mais rápidos e dinâmicos.
Um detalhe interessante é: em casos de invasão do sistema, ataques de qualquer natureza e até infecção por vírus, o sistema pode ser prontamente destruído.
Psicologicamente, sempre que há a implementação de novos sistemas ou cultura – e o quadro funcional da organização adere “à causa”, até por via de estratégias de endomarketing, todos os clientes internos passam a trabalhar com os mesmos objetivos, adotando uma rotina de trabalho única. Os resultados são logo percebidos, em termos de cultura, desempenho e resultados.
Existe uma grande “sacada” na gestão de documentos que é a possibilidade de o RH implementar um sistema que possibilite a interface com outros softwares já utilizados pela empresa.
Assim, o colaborador tem acesso a diversas informações pertinentes ao dia a dia da empresa, bem como às suas informações laborais – tudo isso em um único sistema.
Vale ressaltar – tudo o que foi relatado acima vale para departamentos de RH e [também] para diversos outros departamentos de uma organização.
E você? Gostou de saber quais são os benefícios que um sistema de gestão de documentos pode oferecer ao RH da sua empresa? Quer saber mais sobre esse sistema e as soluções que a Acervo tem para o sucesso da sua empresa? Fique à vontade e entre já em contato conosco! Aguardamos por você!
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