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Organizando arquivos em 7 passos

Normalmente dedicamos este espaço para mostrar às empresas as vantagens de manter o arquivo em ordem, os serviços disponíveis para auxiliar nesta missão e os benefícios de terceirizar a Guarda de Documentos.

Mas hoje o foco é ajudar você, pessoa física ou profissional autônomo, a se organizar com sua papelada. Vamos indicar 7 passos que podem auxiliar bastante na sua busca por um melhor relacionamento com seus arquivos.

7 dicas que podem te ajudar organizando arquivos

1. Categorizando

O primeiro passo é identificar uma forma lógica para a categorização dos documentos. Associar tipos de arquivos (contas/contratos/impostos/documentos) ou assuntos (escola/emprego/saúde) é sempre uma boa estratégia para começar.

2. Pastas e caixas

Com essas categorias em mente, é hora de criar uma pasta ou caixa para organizar cada uma delas separadamente.

3. Subcategorias

Dentro de cada pasta ou caixa, criar subcategorias como ano, situação do documento (pendente/não pendente – quitado/à pagar) facilita bastante na necessidade de futuras pesquisas. Teríamos por exemplo, uma caixa: impostos/’subpasta’ 2015/’subpasta’ à pagar.

4. Guardando a papelada

Comece a separar seus arquivos dentro das pastas correspondentes, obedecendo rigorosamente as categorias e subcategorias definidas. É interessante também marcar a data em que um arquivo pode ser dispensado (caso possa), para evitar ficar acumulando papelada desnecessária.

5. Dualidade

Caso tenha dúvida em qual pasta deve ser guardado um documento específico, escolha o que lhe parece mais óbvio, mas faça uma referência cruzada, anotando em qual outra pasta você acha que tal arquivo poderia se encaixar.

6. Espaço

Não subestime o espaço que irá precisar. No início são poucos papéis, mas ano após ano a coisa ganha outra dimensão. Se optar por uma caixa ou pasta de categoria pequena, o risco é ficar sem espaço em pouco tempo e também de abandonar a organização para não ter que refazer o trabalho.

7. Frequência

Evite deixar acumular muitas coisas para ir até o arquivo e organizar os novos papéis. Pagou uma conta hoje? Vá direto à caixa e guarde na pasta correspondente, para não correr o risco de perder ou esquecer.

Gostou das dicas? Aproveite-as para organizar suas coisas e facilitar sua vida. Veja outros temas interessantes no blog da Acervo, empresa referência quando o assunto é cuidado com arquivos e documentos.

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