Normalmente dedicamos este espaço para mostrar às empresas as vantagens de manter o arquivo em ordem, os serviços disponíveis para auxiliar nesta missão e os benefícios de terceirizar a Guarda de Documentos.
Mas hoje o foco é ajudar você, pessoa física ou profissional autônomo, a se organizar com sua papelada. Vamos indicar 7 passos que podem auxiliar bastante na sua busca por um melhor relacionamento com seus arquivos.
O primeiro passo é identificar uma forma lógica para a categorização dos documentos. Associar tipos de arquivos (contas/contratos/impostos/documentos) ou assuntos (escola/emprego/saúde) é sempre uma boa estratégia para começar.
Com essas categorias em mente, é hora de criar uma pasta ou caixa para organizar cada uma delas separadamente.
Dentro de cada pasta ou caixa, criar subcategorias como ano, situação do documento (pendente/não pendente – quitado/à pagar) facilita bastante na necessidade de futuras pesquisas. Teríamos por exemplo, uma caixa: impostos/’subpasta’ 2015/’subpasta’ à pagar.
Comece a separar seus arquivos dentro das pastas correspondentes, obedecendo rigorosamente as categorias e subcategorias definidas. É interessante também marcar a data em que um arquivo pode ser dispensado (caso possa), para evitar ficar acumulando papelada desnecessária.
Caso tenha dúvida em qual pasta deve ser guardado um documento específico, escolha o que lhe parece mais óbvio, mas faça uma referência cruzada, anotando em qual outra pasta você acha que tal arquivo poderia se encaixar.
Não subestime o espaço que irá precisar. No início são poucos papéis, mas ano após ano a coisa ganha outra dimensão. Se optar por uma caixa ou pasta de categoria pequena, o risco é ficar sem espaço em pouco tempo e também de abandonar a organização para não ter que refazer o trabalho.
Evite deixar acumular muitas coisas para ir até o arquivo e organizar os novos papéis. Pagou uma conta hoje? Vá direto à caixa e guarde na pasta correspondente, para não correr o risco de perder ou esquecer.
Gostou das dicas? Aproveite-as para organizar suas coisas e facilitar sua vida. Veja outros temas interessantes no blog da Acervo, empresa referência quando o assunto é cuidado com arquivos e documentos.
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