Mesmo que, tecnologicamente falando, a digitalização de documentos seja o método mais indicado para uma gestão rápida e organizada, ela não é a única disponível no mercado. Há quem opte pela guarda de documentos, uma solução tão eficiente quanto, em que os arquivos físicos são organizados e armazenados em um local adequado.
No entanto, o local de armazenamento desses documentos varia, podendo ser tanto dentro da própria empresa quanto em um arquivo específico para essa finalidade na sede de uma empresa de gestão documental. E é exatamente aí que vem a dúvida: onde guardar os documentos? Afinal, ambas opções apresentam vantagens, o que pode complicar a escolha.
Foi pensando nisso que a Acervo desenvolveu este texto. Caso você nunca tenha parado para pensar nisso, na sequência nós mostramos as principais vantagens dos tipos de guarda — tanto dentro da empresa quanto terceirizado. Dessa forma, você poderá comparar as alternativas e escolher a que julgar mais adequada.
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Guardar os documentos de forma organizada e em um espaço especialmente destinado a isso é uma medida que proporciona muito mais ordem à empresa. Afinal, problemas como documentos espalhados por todo o escritório deixam de existir — algo que, por si só, é responsável por diversos benefícios.
O primeiro deles é a maior facilidade na busca por documentos específicos. Como todos eles estarão reunidos em um mesmo ambiente da empresa, basta se deslocar até ela, tendo a certeza de que o arquivo necessário será encontrado por lá sem maiores dificuldades.
Outro benefício que não pode deixar de ser citado é o aumento da produtividade. É fato que espaços desorganizados são prejudiciais à produção dos colaboradores — qualquer que seja o setor da atuação da empresa. Diversos estudos dedicados ao entendimento do processo criativo humano já mostraram que espaços organizados são benéficos.
Mas talvez a principal vantagem de guardar os documentos na própria empresa — especialmente quando comparado com a terceirização — é a praticidade de poder acessar a versão física do documento sempre que for necessário. Como em alguns casos isso pode ser necessário, este é um grande benefício.
De modo geral, algumas das principais vantagens de terceirizar a guarda de documentos são as mesmas que a empresa obtém ao armazená-los no próprio espaço. Há a facilidade de busca, visto que eles estarão organizados de acordo com os padrões de arquivamento, e há o aumento da produtividade, visto que os papéis não estarão espalhados pela empresa.
A principal diferença está na segurança e na preservação dos documentos. Isso porque, ao terceirizar, você garante que seus arquivos ficarão em um ambiente construído especialmente para guardá-los — com todas as características de limpeza e umidade entre outras necessárias para manter a conservação de cada arquivo.
E, por fim, ainda há a questão do espaço. Ao optar por guardar na própria empresa, você deve destinar uma sala somente para isso, perdendo um espaço que poderia ser valioso para as atividades da empresa.
Depois de ler as vantagens, é possível que você esteja se perguntando onde guardar os documentos da sua empresa. Como qualquer outro serviço, depende.
Por outro lado, se você valoriza seu espaço, quer aumentar sua área de produção/apoio e ainda ter a maior segurança possível para todos os seus arquivos, não há nada que se compare à guarda externa.
Independente de qual for a sua escolha, saiba que você pode contar com a Acervo! Nós atuamos com diversas soluções de gestão documental, incluindo a organização e a guarda de documentos.
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