O menor dos problemas relacionados ao armazenamento de dados em uma empresa pode causar consequências gravíssimas. Isso porque, quando não há compartilhamento de informações, um setor pode ficar sem um dado justamente no momento em que mais precisa dele. Uma das situações que causam isso é a existência de silos de informação.
Por mais que esse nome possa parecer estranho — visto que, afinal, silos são aqueles enormes reservatórios utilizados para guardar produtos agrícolas —, ele se refere a uma situação relativamente comum em empresas de todo o Brasil, e até mesmo do mundo.
E foi para evitar que os silos de informação também causem problemas na sua empresa que a Acervo preparou este texto. Na sequência, nós explicamos o que eles são, falamos sobre os problemas que eles causam e ainda mostramos como evitá-los. Entenda!
A melhor forma de explicar o que são silos de informação é através do próprio nome. Mesmo que os silos originais sejam, como citamos, ferramentas agrícolas, a maneira de funcionamento deles tem tudo a ver com o que ocorre nos silos de informação.
Isso porque a principal característica dos silos é o fato de que eles são estruturas de armazenamento que não se comunicam entre si. Cada silo guarda um tipo de produto agrícola, sem que eles se misturem. E os silos de informação são exatamente isso: unidades de armazenamento de dados que não se comunicam entre si.
Quando o colaborador responsável pelo setor financeiro registra informações importantes em uma planilha que só pode ser acessada em seu computador, por exemplo, ele está criando um silo de informação. Isso porque elas estão ali, armazenadas, mas não podem ser acessadas por outros setores que, eventualmente, podem vir a precisar delas.
Isso mostra que, enquanto os silos agrícolas são algo bom, os silos de informação vão pelo caminho contrário. Isso porque, como a Acervo já mostrou em diversos outros textos, a integração de informações é essencial para estabelecer uma comunicação saudável e efetiva entre os setores internos de uma empresa.
O principal problema causado por um silo de informações é a falta de compartilhamento de dados entre os setores. A partir dela, diversos outros problemas surgem. Talvez um dos maiores seja a ineficiência e falta de produtividade da equipe. Sem ter acesso às mesmas informações, é possível que um setor entenda algo, enquanto outro tenha um entendimento diferente. Isso faz com que as ações para a conclusão de um projeto possam estar erradas — e muito tempo seja perdido.
E, falando em perda de tempo, esta é outra consequência direta dos silos de informação. Ao não ter acesso a um dado específico em sua própria máquina, o funcionário que precisa dela deve fazer esforços excessivos para consegui-la, seja se deslocando até outro local ou dependendo da ajuda ou liberação de outro colaborador.
Tudo isso contribui para que a empresa não renda da forma que deveria — o que pode ser evitado com soluções simples, como você verá abaixo.
É simples: basta contar com um sistema em que todas as informações fiquem integradas e todas as pessoas autorizadas possam ter acesso. Para isso, porém, é preciso digitalizar todos os documentos da empresa e contratar um serviço de Gerenciamento Eletrônico de Documentos — que é este sistema de integração de dados.
Esses dois serviços estão incluídos na atuação diária da Acervo, que busca, ativamente, trazer mais organização e eficiência para as empresas através de uma boa gestão documental. Para saber mais sobre o assunto, entre em contato conosco!
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