Todo empresário deve saber a importância de manter seus documentos em conformidade com normas e regulamentos. Devido ao avanço da tecnologia e às mudanças na legislação, compreender o que é Compliance Documental é uma necessidade para organizações de todos os portes.
O Compliance Documental é uma prática que evita diversos problemas no futuro. Ele mantém todos os documentos em conformidade e contribui diretamente para a transparência e segurança jurídica da empresa.
Nesse sentido, considerando que a LGPD e outras regulamentações exigem atenção especial do empresário, é extremamente essencial entender o que é Compliance Documental e como aplicá-lo ao seu negócio. E é sobre isso que vamos compartilhar neste artigo. Acompanhe a leitura!
É um conjunto de vários procedimentos que busca manter a conformidade na gestão de documentos empresariais. A prática de Compliance Documental une gestão, organização e controle de todos os registros de um negócio, ou seja, desde contratos e notas fiscais até relatórios internos e informações confidenciais.
Esse processo é fundamental para as empresas que querem operar de maneira transparente e, principalmente, evitar problemas legais.
Aqui, o uso de tecnologias auxilia na automação de processos, o que diminui consideravelmente os erros humanos e melhora a agilidade na gestão documental. Dessa forma, ao entender o que é Compliance Documental fica mais fácil saber que isso é uma questão de organização e também uma estratégia empresarial.
💡 Leia também — Por quanto tempo uma empresa deve fazer a Guarda de Documentos Fiscais?
O Compliance Documental é um mecanismo para proteger as empresas contra penalidades legais. Desse modo, podemos destacar três benefícios principais:
Outro ponto é que a LGPD reforçou a necessidade de gerenciar dados pessoais com responsabilidade. Isso significa que todos os documentos com informações sensíveis devem ser protegidos contra vazamentos ou acessos de pessoas não autorizadas, o que só reforça a importância do Compliance Documental na gestão corporativa.
Agora que você já sabe o que é Compliance Documental, vamos conferir como implementar essa prática em sua empresa. Veja:
Para iniciar, é necessário identificar todos os tipos de documentos utilizados na empresa. Em seguida, classifique-os por tipo (contratos, notas fiscais, relatórios, etc) e prazo de validade/guarda.
Essa categorização é um modo de controle mais detalhado, o que te ajuda a diminuir os riscos de estar com documentos fora do prazo.
A revisão é a melhor maneira para evitar surpresas. Por isso, veja se os contratos ainda estão válidos, se as informações estão atualizadas e se há algo que precise de ajustes. Isso evita inconsistências que podem comprometer processos administrativos ou negociações.
O armazenamento é outro ponto-chave. Você deve optar por soluções digitais que garantem o backup automático, pois assim diminui qualquer risco de perda.
Em caso de armazenamento físico, certifique-se de que os ambientes sejam protegidos contra danos e acessos indevidos.
💡 Leia também — Aumente a segurança jurídica com a Guarda de Documentos
O Compliance Digital possibilita integrar diversas tecnologias para otimizar tarefas. Existem softwares especializados em gestão documental que ajudam a classificar, armazenar e auditar documentos. Assim, sua equipe economiza tempo e recursos na gestão documental.
Se não houver um treinamento sobre compliance, saiba que até mesmo as melhores práticas podem falhar. Por isso, invista em cursos ou workshops sobre Compliance Documental e como manusear documentos de maneira correta.
Então, viu como é importante compreender o que é Compliance Documental? Isso é mais do que uma prática administrativa, é um compromisso com a legalidade, a organização e o futuro da sua empresa,já que esse processo identifica, revisa, armazena e preserva documentos.
Esperamos que este conteúdo tenha lhe ajudado! E se você está na Grande Florianópolis e precisa de um parceiro confiável para implementar essas práticas, a Acervo pode ajudar! Confira mais sobre os nossos serviços de organização e gestão documental e entre em contato conosco.
Até a próxima!
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
