Falar sobre microfilmagem pode não ser algo novo, pois o processo está no mercado há alguns anos. Por isso, citar a palavra microfilmagem significa autenticidade, legibilidade e integridade das informações, principalmente porque o processo é amparado por lei (lei nº 5.433), entregando um resultado fiel e autêntico ao documento original.
A partir da microfilmagem é possível ter a preservação de informações importantes da empresa, economia considerável de espaço e a garantia de um sistema seguro para conservação, com baixo custo, durável e de fácil acesso.
A microfilmagem é conhecida por ser uma técnica usada para gerenciar e armazenar informações a partir da captação de imagens dos documentos. Todo o processo é feito de forma fotográfica e com auxílio de microfilmes.
Com isso, os documentos reduzem de tamanho, tornando a microfilmagem um processo eficiente, prático e com resultado fácil de ser guardado. Além disso, há a longevidade; a vida útil de um documento microfilmado é de aproximadamente 150 anos.
Porém, não são somente esses os benefícios da microfilmagem. Para explicar mais alguns deles, a Acervo preparou dicas que farão você compreender mais sobre como a técnica funciona e o seu diferencial para preservação de documentos. Acompanhe abaixo!
O primeiro benefício da microfilmagem é a segurança na preservação dos documentos. Seu processo de capturar as informações e transformá-las em imagens evita também que os arquivos se deteriorem com o tempo.
Outra questão que vale destaque é que a microfilmagem possibilita a duplicação dos documentos, os chamados “arquivos de segurança”, uma facilidade a mais contra possíveis incidentes como inundações e incêndios que provocam a perda das informações.
Os papéis ocupam boa parte dos setores das empresas, afinal diariamente são produzidas grandes quantidades de documentos de clientes, colaboradores e da própria empresa.
Por isso, às vezes, é difícil encontrar uma alternativa para a melhor utilização do espaço. Mas a Acervo tem a solução! A microfilmagem é uma forma ágil para otimização de espaço da sua empresa.
Para se ter uma ideia, de acordo com dados, a microfilmagem já colaborou para redução de 98% dos espaços ocupados por documentos nos setores das empresas, um número significativo e que comprova o quanto a técnica é eficaz.
A falsificação ou uso indevido de informações pode parecer algo do passado, mas essa é uma prática que ainda ocorre. Os prejuízos com alteração de informações são inúmeros e afetam diretamente a produtividade e qualidade dos serviços prestados pela empresa.
Com a microfilmagem, a possibilidade de falsificação é reduzida, e o sigilo das informações é proporcionado, já que o microfilme não permite alteração.
A busca pelos documentos, principalmente em situações de emergência, é uma das maiores dificuldades da gestão de informação, afetando diretamente a produtividade da equipe de colaboradores.
Porém com a microfilmagem isso é diferente. O acesso às informações é muito mais rápido, pois os arquivos são organizados conforme especificações como nome, data e setor, tornando a procura ágil.
A vida útil de um documento microfilmado é cerca de 150 anos, tempo considerável para busca de informações importantes e armazenamento de arquivos que não podem ser descartados.
Um fator que contribui para a preservação dos documentos por tantos anos é a forma como eles são guardados, e para isso é necessário que eles estejam em um local apropriado com temperatura ambiente e sem umidade.
Ficou interessado na técnica de microfilmagem para sua empresa? Entre no site da Acervo e confira mais informações sobre essa solução hoje mesmo!
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