Uma empresa produz diversos documentos diariamente. Por mais que a transformação digital tenha agilizado alguns processos, principalmente por oferecer o armazenamento e compartilhamento virtual, existem alguns documentos que necessitam ser impressos, formalizados e tê-los em forma física. E é aí que entra a importância do manuseio e transporte de documentos.
Contratos, relatórios, notas, contracheques e outros documentos necessitam ser organizados para aumentar a produtividade e evitar desgaste físico na hora de procurá-los. Isso vale para o âmbito empresarial e pessoal.
Ao levar essa questão a sério, as rotinas empresariais, por exemplo, tornam-se mais fáceis e você não perde tempo durante o seu cotidiano.
Pensando nisso, a Acervo preparou este conteúdo com dicas valiosas para facilitar o manuseio e transporte de documentos no trabalho. Confira a seguir!
Imagine a seguinte situação: você realizou a impressão de um contrato na semana passada, guardou em um local e hoje precisa levá-lo ao cartório para fazer o reconhecimento de firma. Porém, não lembra mais onde deixou e, ainda por cima, não consegue mais encontrá-lo. E agora?
A resposta é simples: uma boa organização de arquivos e documentos evitaria esse estresse.
Profissionais capacitados e empresas competitivas no mercado não perdem tempo com a desorganização empresarial. Pelo contrário! Sabem que a organização é importante para não ter perdas e extravios, além de facilitar o manuseio e transporte de documentos.
Para melhorar o seu relacionamento com os arquivos, siga os passos:
Agora que você já sabe como organizar, é imprescindível entender os principais cuidados de manuseio e transporte de documentos. Sabendo de tudo isso, os processos burocráticos da sua empresa se tornarão cada vez mais fáceis e rápidos de resolver.
Veja abaixo as 5 dicas que separamos para você:
Pilhas de arquivos são reflexos de uma má organização. Se você tem pilhas na sua mesa, está na hora de acabar com isso! Além do acúmulo visual, também dificultam o manuseio e, no pior caso, podem causar risco de incêndio.
Separe um tempo da sua rotina para organizar todos os documentos e seguir os passos anteriores que comentamos até aqui.
A caixa de entrada serve para impedir a desorganização na sua mesa de trabalho. Nela, você pode guardar todos os documentos que chegaram nos últimos dias para verificar em breve cada um deles.
Assim, você consegue analisar cada arquivo e depois guardá-los em suas devidas pastas ou caixas. É uma boa maneira de melhorar o manuseio logo no primeiro contato com o novo documento.
Antes de manusear algum arquivo, busque lavar as mãos e secá-las muito bem. Além disso, não passe creme, pois pode manchar facilmente e danificar alguma informação aparente no documento.
Outro ponto muito importante, até mesmo antes de transportar os documentos, é limpar os arquivos. Caso algum contrato, contra cheque, conta, etc, esteja guardado há muito tempo é necessário remover a poeira. Utilize um pincel ou pano macio para realizar isso.
O manuseio de arquivos necessita de muita cautela. Por conta disso, opte por sempre realizar o transporte de documentos em pastas, caixas ou malotes.
É importante se atentar a esse ponto, pois caso você transporte os documentos em uma moto, por exemplo, pode ocorrer o risco de danificá-los ao pilotar em baixo de chuva (caso não estejam bem protegidos).
Uma situação que pode se tornar comum ou inofensiva na hora do transporte de documentos é enrolar ou dobrar algum arquivo. Não faça isso! Busque aplicar o que indicamos anteriormente: guardá-los em uma caixa ou pasta.
Caso você precise amarrar algum documento, utilize um fio de barbante. Não use elásticos e nem fitas adesivas, pois podem danificar a documentação.
Viu só como pequenas práticas já ajudam no manuseio e transporte de documentos? Você evita dores de cabeça com a desorganização e sua empresa se torna mais produtiva.
Por isso, a cada vez que acessar e transportar seus arquivos, lembre-se de colocar em prática as dicas que viu até aqui.
E se você deseja entender mais sobre o assunto documentos, principalmente relacionados à gestão ou guarda física, confira o blog da Acervo. Temos diversos conteúdos extremamente úteis para auxiliar a sua empresa!
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