O GED sofreu muitas mudanças e um grande avanço nas últimas décadas. Deixou de lado arquivos físicos, prontuários de vários tipos e grossos livros contábeis para organizar de maneira rápida e eficiente arquivos digitais.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, tecnicamente, é a área do conhecimento humano que congrega a Ciência da Informação por meio da Tecnologia da Informação (TI).
A Ciência da Computação trata a informação como objeto de controle. Utiliza as melhores técnicas e métodos computacionais para classificar, armazenar, acessar e recuperar informações.
Assim como no Funil do Conhecimento [dados, informação, conhecimento e inteligência], a informação é tratada como elemento de valor, dessa forma, dados minerados são processados por programas computacionais com o objetivo de transformar dados brutos em informações relevantes. A extração de informação por meio de dados é cíclica, ou seja, pode ser continuamente processada com a inserção de novos dados para a obtenção de novas informações.
A sociedade atual é baseada em informação, tudo gira no seu entorno. Mais e mais informações são geradas e disseminadas por veículos dos mais variados possíveis. Informações e conteúdos são gerados diariamente de tal forma que a capacidade de consumo está atingindo um altíssimo nível de saturação, exigindo ferramentas e sistemas que promovam a indexação e agrupamento desse material.
“O principal objetivo do GED é o gerenciamento de documentos e não a simples recuperação de dados.”
Além de mapear todo o fluxo de informações nos processos das organizações, um dos principais objetivos do GED é a recuperação de todos os documentos relevantes à empresa e a sua tomada de decisão. Nesse processo de recuperação e depuração, os documentos com nenhum grau de relevância são descartados.
O processo pode parecer, mas não é tão simples assim, é bem complexo por sinal – visto que classificar informações em relevantes e desnecessárias requer conceituação subjetiva e exame detalhado do contexto.
Para termos uma ideia mais clara sobre a importância de cada documento, podemos ressaltar que a temporalidade implica diretamente sobre a relevância. À medida que com o passar do tempo novos dados surgem, são processados com as informações (utilizadas até então) gerando novas, as anteriores deixam de ser pertinentes.
Sempre, a última informação (atualizada) será a mais relevante. Ainda mais quando disponibilizadas em dispositivos que permitam fácil acesso ou em sistemas que ofereçam respostas mais ágeis ou diminuição do tamanho do arquivo.
É nessa hora que a Inteligência Artificial (IA) aplicada ao GED faz toda a diferença. Pode fornecer respostas mais adequadas aos usuários.
As aplicações da IA são inúmeras, vão desde pequenas empresas a grande organizações, órgãos do governo e Poder Judiciário. Imagine só que a Justiça brasileira tramita mais de 100 milhões de processos judiciais, somente em primeira instância. Cabe destacar os sistemas especialistas como um dos mais importantes da IA.
O sistema especialista é um software construído a partir de uma base de conhecimento sólida de um determinado tema, assunto ou área do conhecimento humano. É programado por cientistas que a partir de séries históricas e decisões complexas estruturadas visam a emulação do raciocínio humano para tomadas de decisão precisas e seguras.
Dentre os métodos da IA, outro bastante importante é denominado Redes Neurais Artificais (RNA). O método tem por premissa o desenvolvimento de sistemas que simulem o cérebro humano, inclusive o seu comportamento – aprender, errar e descobrir.
Abordamos duas grandes áreas da Inteligência Artificial para mostrar que em tempos de Big Data, sistemas interativos e mineração de dados, a interface entre GED e IA é de suma importância para classificar, agrupar e recuperar informações atualizadas, relevantes e estratégicas em meio ao universo e bombardeio informacional em que vivemos.
Cada vez mais, daqui por diante, surgirão inúmeros sistemas específicos para cada área, o que faz do tema, objeto de análise e ponto a ser levado em consideração para o futuro das empresas que aplicam o GED em seu dia a dia. Uma das questões mais complexas é ainda sobre o descarte de originais em papel.
Em todo o nosso aprendizado, com nossa expertise e experiência, sabemos que a resposta para cada cliente é específica e customizada. Todos têm características e comportamentos inerentes a sua identidade.
Diante desse panorama, onde máquinas se especializam em aprender e desenvolver estruturas cognitivas, o Sistema GED percorre o mesmo caminho – se aperfeiçoam, inovam e apresentam soluções alinhadas às novas tecnologias.
E aí? Gostou do conteúdo? Acesse o nosso blog e fique por dentro de todas as novidades, tendências e inovações que o mercado do Sistema GED apresenta, além de conhecer as soluções que a Acervo tem para o seu negócio. Entre em contato conosco e saiba como o GED pode ser útil para a sua empresa. Estamos no mercado há mais de 25 anos, sempre atuando com competência e seriedade para garantir a satisfação de nossos clientes!
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