Dependendo do setor em que você trabalha, é muito provável que tenha passado por um período de home office com o início da pandemia de covid-19 em 2020. Dependendo da empresa, é possível até mesmo que ainda esteja trabalhando de casa. Muitas empresas voltaram para seus escritórios, mas várias outras continuam mantendo seus funcionários em casa.
E isso está acontecendo por diferentes motivos. Enquanto algumas empresas querem proteger seus colaboradores, outras simplesmente perceberam que o home office trouxe muitas vantagens para todos. A redução de custos e o aumento da produtividade fizeram com que vários se tornassem adeptos da prática.
A situação trouxe tantos benefícios para alguns que existem empresas que estão considerando manter o home office após a pandemia. No entanto, por mais que essa decisão realmente seja muito vantajosa para alguns, é necessário tomar certas precauções para que nenhuma área da empresa fique desamparada ou sofra com a falta de gestão.
É o caso dos documentos. Enquanto, antes, os colaboradores que precisavam acessar algum arquivo podiam simplesmente ir até a sala em que eles ficam armazenados, com o home office isso não é possível. Quem optar pelo home office após a pandemia deverá se adaptar.
E é exatamente sobre isso que nós falamos neste texto. Para saber o que fazer com seus documentos se você for manter o home office após a pandemia, continue a leitura!
Antes de ir a fundo nos documentos, porém, é importante que esclareçamos por que algumas empresas podem optar por manter o home office após a pandemia. Afinal, muitos não enxergam os benefícios que essa modalidade de trabalho traz. Ela não é boa apenas para os colaboradores; as empresas também se beneficiam imensamente.
Uma das vantagens é a maior produtividade. Por não precisarem se deslocar até o local de trabalho e por não serem interrompidos, os colaboradores — em sua maioria — acabam rendendo mais do que renderiam na sede da empresa.
Outra é a possibilidade de contratar talentos de qualquer lugar do Brasil — e até mesmo do mundo. Imagine a seguinte situação: você encontrou o funcionário perfeito, mas ele mora a mais de mil quilômetros da sua empresa e não está disposto a se mudar. Com o home office, ele poderá trabalhar para você mesmo assim.
Por fim, não podemos deixar de citar as vantagens financeiras. Ter uma equipe em home office permite que você economize com transporte e outros recursos como energia elétrica. Os motivos para manter o home office após a pandemia são os mais diversos.
Contudo, não são apenas benefícios. Manter o trabalho remoto pode ser uma ótima ideia, mas apenas se as medidas necessárias forem tomadas. E a principal delas diz respeito aos documentos. Como citamos na introdução, o home office não permite que os colaboradores compareçam até o arquivo da empresa para pegar os documentos que precisam.
Como solucionar este problema, então? Não há dúvidas: com a digitalização de documentos! Quando você converte todos os seus documentos para o formato digital, eles passam a ser armazenados em um software específico. Este sistema reúne todos os dados com toda a segurança possível, visto que as informações são criptografadas e só podem ser acessadas mediante digitação de usuário e senha.
Assim, você pode criar usuários para cada um dos colaboradores e controlar o acesso deles. Se um funcionário precisar de acesso apenas aos documentos fiscais para desempenhar sua função, você pode limitar o acesso dele a esse tipo de arquivo. Tudo com muita segurança e praticidade.
Por outro lado, se o campo de atuação da sua empresa não exige que os colaboradores tenham acesso aos documentos e você simplesmente queira diminuir o espaço da sua sede para economizar, outra solução também é possível: a guarda física terceirizada! Tendo uma parceria com alguma empresa do setor, ela pode armazenar todos os documentos para você, liberando espaço e aumentando a segurança.
Dessa forma, você elimina completamente os principais “problemas” de manter o home office após a pandemia. E como passar por algum desses processos e ter uma gestão diferenciada na sua empresa? Com a parceria de uma empresa como a Acervo!
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