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Gestão documental para supermercados: é importante?

Muitas empresas, de diversos tipos de segmentos, podem se beneficiar com uma boa gestão de documentos. A gestão documental para supermercados é um exemplo de solução que pode fazer com que o mercado em questão seja muito mais eficiente em suas ações e corra menos riscos relacionados aos seus arquivos.

Quem trabalha ou já trabalhou em um supermercado sabe a quantidade de processos envolvidos nas rotinas dessas empresas. Além de lidar com milhares de clientes todos os dias, ainda é preciso estar envolvido com diversos fornecedores e tomar conta de recursos internos — tudo com o objetivo de garantir o correto funcionamento do estabelecimento.

Tendo tantas questões para se preocupar, gestores de supermercados simplesmente não podem se dar o luxo de ter preocupações relacionadas aos documentos também. É preciso que a gestão documental para supermercados seja eficiente ao ponto em que eles não sejam um problema.

E é justamente buscando mostrar a importância da gestão documental para supermercados que nós preparamos este texto. Abaixo, você poderá ter uma ideia do volume de documentos em supermercados e ver por que a correta gestão deles é tão importante.

Boa leitura!

O volume de documentos em supermercados

Não é preciso dizer que supermercados são estabelecimentos que produzem uma infinidade de documentos com bastante regularidade. Pelo tamanho que têm e pela quantidade de clientes que os frequentam todos os dias, qualquer um pode deduzir que seus documentos formariam pilhas e mais pilhas.

Mas não é apenas o total de documentos; é também a variedade. Alguns dos arquivos que fazem parte da rotina de um supermercado são contas a pagar, relatórios semanais de folha de pagamento, inspeções de segurança, apólices de seguro, gerenciamento de caixa, notas fiscais, documentos pessoais de cada colaborador, entre muitos outros.

Imagine ter tudo isso em papel. Além de ser necessário ocupar uma parcela do espaço físico do supermercado apenas para guardá-los, é preciso deslocar pessoas de suas funções originais apenas para encontrar arquivos perdidos no meio do espaço. A lista de desvantagens (e potenciais erros) é grande.

Uma boa gestão documental para supermercados resolve esse problema — garantindo que os documentos fiquem concentrados em um local (preferencialmente digital) e facilitando a recuperação das informações sempre que ela for necessária.

Dito isso, é importante ter uma boa gestão documental para supermercados?

Gestores que desejam que seus mercados sejam eficientes e organizados precisam contar com uma boa gestão documental para supermercados. Como citamos, a quantidade e a variedade de documentos nesses locais faz com que a responsabilidade sobre eles seja muito grande — e, sem uma gestão correta, o caos pode se instaurar no estabelecimento.

Talvez a melhor forma de aplicar a gestão documental para supermercados seja a digitalização de documentos. Através dela, todos os arquivos em papel são transformados para o formato digital, fazendo com que a empresa, além de ficar mais organizada, economize horas na recuperação de documentos necessários.

Isso sem falar nos outros benefícios que a digitalização de documentos oferece para todos os tipos de empresas. Você pode saber mais a respeito do assunto em nossa página inteiramente dedicada à digitalização e ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), através deste link.

Além disso, você também pode conhecer o nosso serviço de guarda física, em que o espaço da sua empresa será poupado ao mesmo tempo que os arquivos físicos são conservados.

Se acha que sua empresa também pode aproveitar os benefícios de uma boa gestão documental, entre em contato com a Acervo hoje mesmo! Nós somos especializados no assunto, com décadas de mercado, e estamos prontos para fazer com que os documentos da sua empresa deixem de ser uma preocupação!

E, por fim, caso tenha gostado do texto e queira receber mais conteúdo, siga a Acervo no Facebook e no Instagram!

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