Empresas de transporte e logística estão entre as mais importantes para todos os envolvidos em uma compra — tanto o vendedor quanto o cliente. Isso porque, quando atuam com processos eficientes, elas fazem com que os produtos cheguem com a maior velocidade possível, o que aumenta a credibilidade da empresa vendedora e a satisfação do cliente comprador.
Por outro lado, se você atua em uma dessas empresas, sabe que ter processos eficientes e bem definidos não é nada fácil. Cada entrega gera documentos, que, quando não bem organizados, podem se acumular e promover um verdadeiro caos. É por isso que é tão importante realizar uma gestão documental para empresas de transporte e logística.
E, neste texto, a Acervo se estende um pouco mais neste assunto. Na sequência, nós falamos sobre o volume de documentos dessas empresas e mostramos, com mais detalhes, por que é importante ter uma boa gestão documental para empresas de transporte e logística.
Boa leitura!
Como citamos na introdução — e como você já deve saber se atua neste setor —, cada entrega realizada por uma empresa de transporte e logística gera documentos. Pelo menos três, inclusive, sendo um para o cliente final, um para a empresa contratante e outro para a própria transportadora.
Considerando que o volume diário de entregas é enorme, pense na quantidade de documentos que é gerada a cada dia. A cada semana. A cada mês. Quando não há nenhum tipo de cuidado específico relacionado a esses arquivos, é muito fácil que se perca o controle e diversas operações fiquem bagunçadas.
Afinal, para que a parte logística da empresa funcione, é necessário que tudo esteja organizado. Caso contrário, perde-se a capacidade de entregar o melhor serviço possível. Imagine precisar fazer as atividades diárias com certa rapidez e não conseguir dar continuidade a uma entrega por não encontrar os documentos necessários em meio a um volume enorme.
Este é um dos motivos que torna importante a gestão documental para empresas de transporte e logística. Mas, como você verá com mais detalhes abaixo, ele não é o único.
Além de conseguir organizar os documentos mais importantes em meio a um grande volume de arquivos, a gestão documental para empresas de transporte e logística traz outras vantagens. Como a gestão de documentos pode se apresentar com diferentes soluções, neste texto nós iremos focar na digitalização de documentos.
Pense na ocorrência de um desastre natural no seu depósito, por exemplo. Um incêndio, uma inundação ou outra situação parecida. Se os seus documentos estiverem por lá, as chances de perdê-los são enormes. Você tem ideia do quão prejudicial isso pode ser para o seu negócio? Além de ficar menos organizada, sua empresa ainda pode sofrer consequências jurídicas.
Isso sem falar na economia de tempo diária. Os desastres naturais são possibilidades, mas eles também podem não acontecer nunca. Já a economia de tempo sempre é necessária para deixar as empresas mais eficazes — especialmente no caso da gestão documental para empresas de transporte e logística, visto que a agilidade é uma das características mais importantes deste tipo de organização.
E quando falamos em segurança e agilidade, não há nada que chegue aos pés da digitalização de documentos. Com este serviço, todos os documentos da empresa são transformados em arquivos digitais, podendo ser acessados por quem tiver autorização em qualquer lugar. Basta ter um dispositivo conectado à internet.
Assim, uma simples pesquisa já faz o documento necessário estar em mãos. Se precisar dele em formato físico, basta imprimi-lo. Tudo isso facilita os processos imensamente.
A Acervo está no mercado há mais de duas décadas. Nós atuamos com diversas soluções de gestão documental, sendo a digitalização uma delas. Depois de digitalizados, você e seus colaboradores podem acessar os documentos através do nosso sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Para saber mais sobre como este serviço funciona, entre em contato conosco hoje mesmo!
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