Quanto mais o tempo passa, mais as empresas de diversos setores percebem a importância que seus documentos têm. É preciso guardar os documentos da melhor forma e ter uma gestão documental inquestionavelmente eficaz para garantir que a recuperação de informações seja feita de forma rápida e para evitar que problemas aconteçam.
No entanto, apenas guardar os documentos — mesmo sendo uma ótima medida inicial — não é suficiente para se ter a melhor gestão documental possível. Neste texto, a Acervo explica o porquê.
Abaixo, nós falamos um pouco mais a respeito da crescente preocupação com os documentos de empresas, explicamos o que é gestão documental e mostramos por que ela é muito mais que apenas guardar documentos.
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Em uma atualidade marcada pela velocidade dos processos, é fundamental contar com as informações necessárias em mãos o quanto antes. Quando a solicitação de um documento específico é feita por um cliente, por exemplo, ele espera que seu pedido seja atendido instantaneamente — caso contrário, sua experiência acaba sendo ruim e sua satisfação com a empresa despenca.
Tudo isso está fazendo com que muitas empresas olhem com mais atenção para seus arquivos, o que traz benefícios tanto para os clientes quanto para elas mesmas. Ainda que as principais ações costumem ser simples medidas internas — como uma organização e um armazenamento amadores —, elas já são melhores que nada.
Por outro lado, não podemos afirmar que apenas remover as pilhas de papel das mesas resolve todos os problemas. Uma boa gestão documental, com processos organizados e bem definidos, exige muito mais que isso, como você poderá ver na sequência.
Em uma definição de dicionário, pode-se dizer que gestão documental é o conjunto de processos que visam produzir, armazenar e usar os documentos de uma empresa. O objetivo principal de atuar com uma boa gestão documental é assegurar-se de que todos os documentos estejam sempre organizados, protegidos e com fácil acesso.
Muitas são as técnicas que fazem parte da gestão documental, e guardar documentos é uma delas. Contudo, existem diversos outros processos que devem fazer parte de uma boa gestão documental. A guarda de documentos, sozinha, nem sempre é uma solução tão eficiente assim.
Talvez a principal medida de gestão que deve ser aplicada por todas as empresas seja a digitalização dos documentos. Com ela, garante-se que as informações contidas no papel não serão perdidas por problemas com os arquivos físicos, além de facilitar ainda mais o acesso por parte dos colaboradores — que precisam apenas ter um computador conectado à internet para recuperar as informações solicitadas a qualquer momento.
Digitalizar arquivos é uma medida que cumpre os principais objetivos da gestão documental: organização, segurança e facilidade de acesso.
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