O termo gestão de impressão é utilizado para definir maneiras de conscientizar e diminuir o uso exagerado de impressões em pequenas e grandes empresas. É o controle de imprimir apenas o necessário. Como resultado, a empresa tem controle de gastos ao mesmo tempo em que ajuda o meio ambiente.
Para que esse resultado seja satisfatório, é necessário educar os colaboradores sobre a importância da gestão de impressão. Esse é um trabalho em conjunto pelo bem da empresa, setor ou departamento. Portanto, é preciso fazer o reconhecimento do ambiente onde a impressora está instalada, saber o porquê da máquina ser utilizada, o tipo de documento que é impresso e como ele é impresso.
Agora, após a análise feita, é possível idealizar o plano de gestão de impressão. Nele constará:
A gestão de impressão é um serviço terceirizado, logo, é fundamental a contratação de uma empresa de qualidade, com software adequado, para que prejuízos futuros não ocorram. A Acervo, há 25 anos no mercado de gerenciamento de informação, preparou para você uma lista com as 5 melhores práticas para a implementação de uma gestão de impressão eficiente. Vamos conferir!
O objetivo principal da gestão de impressão é reduzir os custos com impressões, não é mesmo? Por isso, reduzir o número de equipamentos, a quantidade de fornecedores, a variedade de modelos de impressoras e prestadores de serviço é o primeiro passo.
Quando falamos em gestão, a primeira palavra que nos vem à cabeça é estratégia. A estratégia é o norte que guia as grandes e pequenas empresas a resultados satisfatórios. Com a gestão de impressão, não é diferente. Ao desenvolver uma estratégia de impressão, você terá definido os objetivos, o tipo de equipamento que será instalado, a marca, os custos e a análise dos resultados.
Vários processos de custos com impressão devem ser automatizados. Isso porque eles facilitam o processo de gestão de impressão, tornando-o muito mais rápido e prático. Alguns exemplos que podem ser citados são automação de lembretes de manutenção, de serviços (troca de toner), substituição de dispositivos e relatório de rendimentos.
A gestão de impressão prevê um monitoramento contínuo dos fornecedores. Afinal, os produtos são a chave para redução de custos. Sendo assim, fique atento na qualidade do material entregue e o tempo previsto para atendimento e resolução dos problemas, sejam eles software, hardware, consultoria ou serviço de manutenção.
A gestão de impressão necessita de uma avaliação periódica para verificar se o plano está sendo eficaz e satisfatório com a redução de custos. Por isso, deve ser criado também um relatório mensal, buscando verificar como a gestão de impressão está agindo na empresa ou setor específico e quais índices diminuíram.
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