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Gestão de documentos gera conhecimento para a empresa?

A partir da gestão de documentos ocorreram muitos avanços dentro das grandes e pequenas empresas, principalmente no que diz respeito à organização. Como sabemos, o dia a dia é corrido e, com muitas atividades para serem feitas, conseguir organizar o grande volume de documentos produzidos era algo praticamente impossível.

Com a gestão de documentos, isso mudou. As pilhas de papéis em cima das mesas foram transferidas para dentro dos computadores com a ajuda de softwares e hardwares. Agora, os documentos são organizados em planilhas, arquivos e pastas que podem ser nomeadas, datadas, compartilhadas e o mais importante, acessadas a hora, momento e local que você quiser.   

A gestão de documentos conta, porém, não somente com essas vantagens. Ela colabora também para que os departamentos e repartições reduzam custos, tempo e aumentem a produtividade e o conhecimento corporativo da empresa e dos funcionários. Agora você pode estar se perguntando: como isso acontece? A Acervo explica para você, abaixo!

4 benefícios da gestão de documentos

1. Aumento da comunicação

A comunicação é algo fundamental para que a produtividade de uma empresa aumente. E a gestão de documentos permite isso a partir do momento em que possibilita que um mesmo documento seja acessado, compartilhado, escrito e modificado por várias pessoas do mesmo departamento ou repartição.

É um trabalho desenvolvido em conjunto, que promove uma colaboração fácil e rápida entre os funcionários. Com isso, a comunicação não é restrita a um grupo ou setor. O conhecimento é repassado para todos, diminuindo a burocracia documental e otimizando o trabalho.

2. Acessibilidade

Você está em casa, precisa terminar de fazer um relatório e percebe que esqueceu o documento no escritório. E agora? O que fazer? Se sua empresa não possui um sistema de gestão de documentos, realmente a situação ficará complicada. Caso contrário, basta acessar o documento no sistema em que ele foi armazenado e terminar. Essa é mais uma das vantagens que o conhecimento corporativo, a partir da gestão de documentos, gera para a empresa e os funcionários.  

3. Bom emprego do tempo

Hoje em dia, o tempo é primordial para a execução de qualquer trabalho. Quando, por algum motivo, ele afeta a produção diária da empresa, alguma medida precisa ser tomada antes que a produtividade seja prejudicada. A gestão de documentos auxilia no emprego do tempo durante a realização das tarefas, principalmente por facilitar o acesso aos documentos.

Os documentos precisam estar armazenados em locais de fácil acesso. Com apenas dois cliques no mouse, pronto: as informações estão disponíveis na tela do computador para serem usadas conforme necessário. Por isso, é importante que o conhecimento corporativo seja acessível a todo tempo: para que a conclusão de projetos e negócios ocorra rapidamente.

4. Segurança no armazenamento

Para implantar o sistema de gestão de documentos na sua empresa, você precisa ter confiança no produto que ela está oferecendo. Afinal, todas as informações, principalmente confidenciais da empresa e dos clientes estarão ali, e elas precisam estar armazenadas com segurança.
 

Portanto, atenção! É necessário usar um software para gestão de documentos que permita o monitoramento, controle e atualização dos arquivos automaticamente, assim como o da Acervo.

Pensando em inserir a gestão de documentos na sua empresa? Siga a Acervo no Facebook e saiba mais detalhes.

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