Se você acompanha o blog da Acervo, já deve ter lido sobre a importância de uma boa gestão de documentos. Hoje, porém, vamos abordar a questão por outro lado: os custos de um gerenciamento inadequado.
Nem todos entendem, mas há um impacto financeiro quando as informações são mal geridas. Isso se dá tanto de maneira direta quanto indireta, afetando diferentes processos de uma empresa.
E é por isso que você precisa buscar ferramentas para otimizar a gestão de documentos em seu negócio. Pode parecer algo insignificante, mas, neste texto, te mostraremos o impacto em cadeia que o gerenciamento inadequado acarreta.
Para começarmos a pensar nos custos do mau gerenciamento de informações, vamos no mais evidente: os processos. Entendendo que os documentos integram todos os setores de uma empresa, quando eles são gerenciados de forma equivocada, esses processos se tornam mais longos e dispendiosos.
Na prática, isso pode significar custos com profissionais que precisam ser deslocados de suas funções para resolver problemas e gastos prolongados com processos de forma desnecessária. Assim, o valor despendido se torna maior, sem que você consiga identificar, de maneira clara, como está gastando.
Agora, vamos falar de algo bastante sério: os problemas legais e fiscais. Com a correta gestão de documentos, você deve ter em mente que todas as informações são relevantes do ponto de vista jurídico e também fiscal.
Um exemplo de gasto é, por exemplo, as multas por descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que já estão sendo aplicadas. Isso só acontecerá se você não tiver um planejamento completo em relação às informações e dados dentro da sua empresa.
Além disso, em casos de fiscalização, será necessário apresentar todos os documentos comprobatórios solicitados. Outra possibilidade de custo são os processos movidos contra a empresa, que também exigirão que informações sejam apresentadas — como nos processos trabalhistas, por exemplo.
O que acaba acontecendo, muitas vezes, quando não há uma gestão de documentos eficiente, é que muitas pessoas ficam responsáveis pela documentação, mas nenhuma delas, de fato, tem essa função. Com isso, além da tendência à desorganização, outros processos da sua empresa ficarão prejudicados.
É interessante observar que o investimento em gestão documental parece, a princípio, um gasto dispensável. Porém, muitos empresários não se dão conta de que os custos com uma má gestão são muito maiores. Quanto tempo e trabalho adicionais sua equipe tem utilizado para localizar documentos? Pense nisso.
Esse custo não é diretamente financeiro, mas é muito importante. Com a gestão de documentos feita de forma incorreta, um dos maiores problemas é a perda de informações de forma definitiva.
Mesmo que não envolva dinheiro, essa perda pode ser muito danosa para a sua empresa. Dependendo da relevância da informação, é possível que sejam impactadas folhas de pagamento e orçamentos, por exemplo. Ademais, há risco de dificuldade na hora de declarar impostos, recaindo nos problemas fiscais já mencionados.
Por último, mas, definitivamente, não menos importante, é preciso abordar a satisfação do cliente. Afinal, ele é a pessoa que move todo o seu negócio e deve ser a métrica principal para avaliação dos seus processos.
Imagine, por exemplo, que o seu cliente precise da segunda via de uma nota fiscal. Você não é obrigado, por lei, a emiti-la. Porém, se fizer isso de forma rápida e sem dificuldades, deixará o cliente muito mais satisfeito. Essa atitude pode, inclusive, interferir diretamente em uma nova compra ou, por outro lado, na perda de um consumidor fiel da sua marca.
Por todos esses fatores, o ideal é planejar a gestão de documentos da sua empresa corretamente. E a melhor maneira de fazer isso é com a ajuda de uma especialista no assunto! A Acervo é pioneira em Santa Catarina no gerenciamento de informações, atuando com agilidade e respeito aos clientes desde 1993. Conheça mais sobre os nossos serviços e veja como podemos te ajudar: Instagram, Facebook e LinkedIn.
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
