Empresas que não fazem a devida gestão de documentos – seja internamente ou terceirizando -, mais cedo ou mais tarde, terão grandes prejuízos, se é que já não os têm de forma recorrente e há muito tempo.
Esses prejuízos podem ocorrer de diversas formas diferentes. Um registro de empregado que se perde pode ser decisivo em uma eventual ação trabalhista no futuro. Uma declaração à Receita Federal não encontrada pode render multas e um comprovante de quitação de conta não armazenado pode se tornar uma cobrança duplicada pelo fato da empresa não ter como comprovar que está em dia com suas obrigações.
Para evitar que o dinheiro se perca no meio do processo e a vida da empresa – que já não é fácil por natureza – fique ainda mais complicada, vamos citar hoje 4 soluções em gestão documental que pode fazer toda diferença.
A microfilmagem é uma ótima forma de aumentar a vida útil de seus documentos. É a única forma de reprodução de documentos que permite a eliminação do original, gerando grande economia de espaço físico. Estudos indicam que um microfilme devidamente armazenado pode durar até 500 anos. Vale ressaltar também que a microfilmagem permite a duplicação do documento a qualquer momento.
Sem espaço na empresa para os papéis? Muitas empresas dedicadas à gestão de documentos oferecem o serviço de guarda física. Elas armazenam tudo em ambiente controlado e com a devida organização. É uma solução com ótimo custo-benefício.
A digitalização para para o posterior Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), por meio de software, é a solução que mais vem atraindo adeptos. Ela pode ser associada a outras soluções como a guarda física. Assim sua equipe tem toda documentação organizada e a distância de um clique, enquanto os originais são bem cuidados em local apropriado.
Agilidade na rotina empresarial. O armazenamento do arquivo em nuvem, associado a um software de gestão, deixa tudo acessível a qualquer momento do dia e de qualquer lugar com conexão à internet, 7 dias por semana, 24 horas por dia. Empresas especializadas oferecem soluções extremamente seguras, com hierarquização de acessos (definir quem pode ver quais documentos) e diversas outras funcionalidade.
Não perca tempo nem dinheiro. Contar com os serviços de uma empresa dedicada à gestão de documentos é sempre uma boa ideia e – na maioria das vezes – custa menos do que você.
Leia mais sobre o assunto em nosso post: ‘4 dicas para escolher a empresa certa quando o assunto é gestão de documentos’. Boa leitura!.
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