Toda empresa ou pessoa física conta com documentos de grande importância para o dia a dia em seus computadores. Empresas, inclusive, têm arquivos sigilosos e fundamentais para o andamento do negócio. Em um momento muito tecnológico como o que vivemos, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos faz toda a diferença.
Entenda nesse texto como utilizar isso a seu favor e não ter dores de cabeça desnecessárias depois. Continue a leitura!
Vivemos um momento em que a maior parte dos documentos são digitais. E utilizar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ser extremamente necessário, já que a organização do ambiente virtual é diferente da organização do ambiente offline.
Opções já conhecidas como Gmail, Dropbox ou até a própria memória do computador podem não ser viáveis para manter uma boa organização do que é necessário.
Uma alternativa que possibilita que tudo fique seguro, com acesso fácil e conforme as legislações vigentes,é utilizar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, que possibilita que tudo fique aos cuidados de uma empresa de confiança.
Dessa forma, tudo ficará otimizado e com fácil acesso para quando for necessário fazer uma busca e encontrar o que está procurando.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos é uma forma de gestão feita por meio de vários processos, métodos e tecnologias para deixar tudo mais eficiente e produtivo. Conta com uma ótima capacidade de organização e desempenho acima da média.
Importante deixar claro que a digitalização é apenas uma parte do GED. Para que todo o gerenciamento seja feito de forma online, é necessário digitalizar os arquivos, de forma segura e preservando assim todos os dados.
Podemos começar falando um pouco sobre a facilidade desse serviço. Todas as vezes que você precisar fazer a busca por um documento, um arquivo importante, esse sistema facilita a sua vida.
Isso porque conta com as automações necessárias e toda a tecnologia por trás disso, ficando assim muito mais fácil encontrar do que no seu próprio computador, por exemplo.
Essa organização traz eficiência no tempo, fazendo assim com que você e seus colaboradores se dediquem ao que realmente importa, que é o trabalho a ser executado na empresa.
Os empreendimentos acabam utilizando drives, muito comuns atualmente, mas que podem ser ineficientes, além de não ter uma organização. Isso prejudica o andamento do trabalho.
Ao utilizar o GED, sua empresa terá mais lucros por estar se dedicando ao que importa, economizando tempo e sendo eficiente.
Além disso, a falta de padronização pode gerar riscos para a empresa, o que, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) se torna ainda mais necessária e relevante.
Falamos acima da Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD). Ela regula o tratamento dos dados pessoais, estabelecendo alguns direitos, responsabilidades das empresas e princípios necessários.
É mais do que essencial que organizações atuem conforme a LGPD para lidar com documentos que tenham sigilo e assegurem assim toda a proteção adequada.
Aqui estamos falando da segurança da informação nos tempos de hoje e, se tratando de LGPD, nenhuma empresa deseja correr riscos.
A preocupação com a proteção dos dados é uma realidade e aqui na Acervo, com o nosso sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, medidas importantes são implementadas todos os dias para garantir a confidencialidade, a integridade dos documentos e a segurança das informações, tão importantes para a sua empresa.
Infelizmente na internet há pessoas má intencionadas e sites que não são confiáveis. Com a gente você não tem perigos contra violações de segurança, nem possíveis penalidades. Cuidando dos seus documentos que são essenciais para o seu negócio, você elimina a possibilidade de qualquer risco. O conhecimento na área é um ativo de sua empresa e deve ser sempre utilizado.
Já citamos acima também sobre o tema. A eficiência é a palavra-chave nas empresas atualmente, para que todo o andamento seja otimizado e ninguém perca tempo com o que não é necessário. Essa é outra importante vantagem de ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
Ao ter todos os arquivos em um local seguro, criptografado e organizado, buscar um documento importante é muito mais rápido e otimizado. Além, claro, de ser possível acessar a qualquer hora e de qualquer dispositivo.
Criando uma estrutura lógica e que seja intuitiva na organização dos arquivos, com pastas, subpastas, tags e elementos que ajudam na sua busca, ninguém vai perder tempo precioso do trabalho buscando um simples arquivo por conta de alguma desorganização, por exemplo.
É claro que é importante treinar seus colaboradores sobre o uso de todo esse sistema, para que o tempo seja otimizado entre todos. Mas com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, a facilidade será percebida logo no primeiro dia de utilização.
Ao optar pelos serviços da Acervo, sua empresa também terá uma significativa economia todos os meses. O que faz muita diferença nos negócios atualmente.
Isso porque além de reduzir o custo com o armazenamento digital de documentos em drives com mais memória, você também estará reduzindo o espaço do armazenamento físico, podendo assim otimizar melhor o funcionamento de sua empresa, reduzir custos de manutenção e até aluguel e simplificar sempre os processos da recuperação de informações necessárias para o andamento do seu negócio.
E com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) fica fácil também encontrar o que for necessário, já que aqui na Acervo trabalhamos com excelência na organização. Assim você não perderá horas para encontrar algum documento físico caso tenha necessidade.
Recursos financeiros muito importantes podem e devem ser direcionados para outras áreas, e assim seu empreendimento consegue gerir melhor as despesas e aumentar as receitas.
Prosperar é a palavra e toda empresa precisa de organização de ponta para conseguir ir em busca desse objetivo tão importante e necessário.
Um ponto fundamental no que diz respeito a guardar arquivos utilizando um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é a segurança. E com nosso sistema Acervo CloudFile, além de todos os benefícios já citados, você conta com total segurança de que seus arquivos estarão bem protegidos e seguros.
Essa praticidade de buscar os arquivos na nuvem já se tornou popular e, com um sistema de confiança como o da Acervo, traz mais segurança e confiabilidade para guardar os documentos, inclusive os sigilosos, com total tranquilidade.
Não se trata apenas de guardar arquivos para não serem mais utilizados. Estamos ainda no primeiro semestre do ano e, pensando que o restante de 2024 seja próspero e até melhor do que o esperado, a gestão eficiente de todos os documentos com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é essencial.
Pode ser que sua empresa ainda não tenha guardado todos os arquivos do ano anterior e isso esteja atrapalhando o andamento dos processos administrativos. É importante fazer esse movimento de guardar e organizar o que passou para avaliar e alinhar tudo que vai ser necessário para esse ano.
Somente dessa forma é possível ter uma evolução e bases sólidas para dar sequência ao trabalho. Com um sistema de gerenciamento eletrônico otimizado e seguro, todos os documentos podem ser guardados para a importante sequência de trabalho a ser executada.
Coloque toda a sua gestão de documentos e arquivos importantes aos cuidados da Acervo e otimize a sua vida.
Organização de ponta, aumento da produtividade, segurança de todas as informações conosco, flexibilidade e redução de custos. Você deixa que a gente cuide dessa parte para que você consiga focar na prosperidade do seu empreendimento e termine o ano com resultados muito positivos.
Tenha a certeza que todos os seus dados e arquivos sensíveis estão sendo guardados e tratados com a máxima responsabilidade e confiança que executamos todos os dias em nosso trabalho.
Não utilize drives gratuitos, pois a segurança não é garantida nesses casos e você pode sair perdendo muito com essa escolha.
Fale conosco e entenda melhor sobre o nosso trabalho, a importância de investir em segurança, organização e credibilidade e entenda melhor todos os benefícios que oferecemos para que seus processos sejam otimizados e seguros.
Aproveite para entrar em contato conosco, faça seu orçamento e deixe que nós, da Acervo, vamos cuidar de todo o restante.
Somos especializados nesse tipo de trabalho e focamos sempre no nosso sistema de gerenciamento eletrônico de documentos de ponta para garantir que você se preocupe com o crescimento e manutenção do seu negócio, que é o que mais importa para dedicar seu tempo.
E deixe com a gente que cuidamos com segurança dos seus documentos! Invista em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e tenha a tranquilidade necessária em seus negócios.
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