Muitas empresas já decretaram o fim do tempo do papel empilhado em cima das mesas e espalhado por prateleiras. Outras tantas ainda resistem, mantendo uma luta diária para deixar o arquivo organizado e não prejudicar os processos internos da empresa, por morosidade na localização de documentos ou até mesmos perda ou dano desse material.
Fato é que a implementação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) representa um ganho enorme para empresas de todo porte, reduzindo a ocupação de espaços com documentos, melhorando o controle de acesso a esses papéis, eliminando o risco de perda, agilizando a localização de arquivos mais antigos e, consequentemente, reduzindo custos.
Vamos falar um pouco mais detalhadamente de cada uma destas vantagens listadas acima, para você entender o que o GED pode fazer pelo seu negócio.
Promovendo a digitalização de seus arquivos você libera espaço físico. Esse espaço pode ser ocupado pra outros fins mais lucrativos, ampliando sua rentabilidade e reduzindo áreas ociosas. Vale dizer que outros tipos de mídia também podem ser digitalizados, como vídeos e áudio.
Com arquivos em papel é difícil controlar quem tem acesso a que tipo de arquivo. Em geral, empresas têm arquivos para consulta comum, outros que deveria estar à disposição apenas da gerência e direção – por exemplo -, e outros que apenas a diretoria ou funcionários de cargos específicos deveriam acessar. Por meio do GED é possível determinar exatamente – via login – quem pode ter acesso e que tipos de documento cada um pode visualizar. Um bom exemplo de uso é para escritórios de advocacia, em que trechos de processo podem estar disponíveis até para clientes com login.
É preciso ficar claro que ao digitalizar não se fica dispensado da obrigatoriedade de manter alguns documentos em papel. Contudo, os papéis podem ficar guardados, evitando o contato constante que pode gerar perdas e desgaste. Sua empresa acessa apenas as versões digitais, que também contam sempre com um back up de segurança.
Por meio do GED fica muito mais fácil encontrar aquele arquivo que você tanto precisa e que foi solicitado ‘para ontem’. Buscas rápidas te entregam exatamente o que precisa e de forma instantânea, eliminando aquele processo moroso de busca em arquivo convencional.
E contar com um sistema GED não é coisa apenas para empresas de maior porte. O preço é viável e o investimento se paga em pouco tempo, sendo a relação custo-benefício outro ponto de vantagem a ser destacado.
Mas para gozar de todos os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos é importante procurar empresas qualificadas para fornecer esse tipo de serviço.
Com grande tradição no mercado e uma das pioneiras em serviços para gestão de documentos, a Acervo é a opção certa. Conheça nossos serviços e faça contato. Sua empresa pode dar início a uma nova etapa e ainda por cima reduzir custos.
Além do GED, a Acervo oferece também os serviços de digitalização, cloudfile, gestão de arquivos físicos, guarda física, manutenção de scanners, microfilmagem e organização de arquivos.
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