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GED passo a passo: do arquivo físico ao armazenamento digital

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é uma tendência que vem conquistando o mercado empresarial cada vez mais, devido a necessidade de armazenagem e compartilhamento de documentos digitais de forma ágil e organizada com os clientes internos e externos.

De modo geral podemos dizer que o GED é a união de tecnologias que permitem uma empresa gerenciar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações de todos os seus documentos de forma prática e ágil digitalmente. Os documentos podem ser de quaisquer formatos: papel, imagem, som, planilhas e etc.
 
Esse tipo de sistema funciona de forma bastante segura, normalmente via navegador web por meio de uma intranet corporativa que pode ser acessada em ambiente interno ou externo da empresa.

GED passo a passo

1. Contar com um sistema de GED especializado


Basicamente todos os documentos gerados pela empresa irão ser digitalizados, de forma que o software (GED) possibilite o acesso por qualquer meio de comunicação com acesso a internet.


2. Processos internos devidamente alinhados


É preciso que todo o fluxo de documentos esteja pré definido. Com isso, fica mais fácil desenhar e parametrizar os campos do sistema, e dessa maneira aproveitar 100% de todos os benefícios de compartilhamento e ordenação que a ferramenta permite.


3. Propagar o uso do GED


Disseminar a cultura do não uso do papel, já que com a implantação do GED a empresa precisa que seus funcionários se adaptem a façam uso com maestria dessa ferramenta, buscando sempre um ganho na produtividade e fácil acesso aos documentos.

Tenha você uma empresa pequena, média ou grande, todas podem usar o GED. Nas médias e grandes empresas, o GED pode sofrer transformações que facilitarão o processo, como por exemplo ser dividido em setores de RH, treinamento, marketing e etc.
 
Quer implantar esse tipo de sistema na sua empresa? Então, entre em contato com a Acervo e veja como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode trazer os resultados esperados para melhorar a produtividade do seu negócio.

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