Evolução é uma palavra aliada à informação. No decorrer dos anos, a informação deixou de ser algo somente para se compartilhar, tornando-se hoje um dos principais tópicos para que as empresas tenham sucesso. Tudo isso deve-se à chegada da tecnologia, que revolucionou diversos parâmetros dentro das empresas.
A tecnologia colaborou para o melhor gerenciamento de informações, tendo com um dos carros chefes o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que teve início dos anos 90 com o objetivo de otimizar as tarefas diárias das empresas e a redução do uso de papel para menor impacto ao meio ambiente.
Mais conhecido como Gerenciamento Eletrônico de Documentos, o GED é um sistema de gestão eletrônica para organização de arquivos e documentos de uma empresa, órgão público ou instituição no meio digital.
Para isso são utilizadas metodologias e processos capazes de facilitar a busca dos documentos quando solicitado. Nesse caso, a tecnologia trabalha como aliada para o aumento da produtividade da empresa e segurança no compartilhamento de informações.
Porém, até chegarmos ao GED que temos atualmente, o sistema passou por algumas modificações e evoluções ao longo dos anos com ajuda da tecnologia, que tornou o sistema mais moderno e eficiente.
Mas, para que você entenda melhor qual o progresso do GED ao longo desses quase 30 anos, a Acervo preparou este texto. A partir de um passo a passo vamos contar quais as principais mudanças e os benefícios que ele traz para quem opta pela implementação do sistema. Confira!
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) quando surgiu tinha a promessa do “Escritório sem Papel”. Mas o que isso quer dizer? Que os processos burocráticos dentro das empresas, que acabavam por utilizar um grande número de papéis, tivessem seu uso reduzido como uma forma de ajudar na preservação das árvores.
Porém, depois de implementado, as empresas e demais instituições perceberam que o GED não colaborava apenas com a sustentabilidade, mas também solucionava diversos problemas dentro das repartições, entre eles a perda de documentos, com a pilha de papéis acumulados nos setores. Com ele houve o aumento da produtividade dos colaboradores e a proteção das informações.
O primeiro processo que antecedeu o GED é a microfilmagem, ainda hoje muito usada. Na microfilmagem, a “digitalização dos documentos” e suas informações ocorrem através da captação fotográfica em filme. Após o processo, todos os arquivos são encontrados em imagens digitais, diminuindo as chances de perdas e danos aos documentos.
Depois de muitos avanços chegamos ao GED que temos hoje. A partir de softwares e hardwares é possível fazer a captação, armazenamento e localização dos documentos com muito mais facilidade.
Ao serem digitalizados, os arquivos são organizados por nomes, datas e setores, sendo mais prático encontrá-los quando necessário. A digitalização ocorre através de scanners especiais que conseguem capturar todas as informações do documento com precisão.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) acontece em 5 etapas: planejamento, preparação dos documentos, digitalização, controle de qualidade, indexação e disponibilização.
Atenção! É importante lembrar que a digitalização dos documentos com o sistema GED nem sempre permite que os documentos físicos sejam eliminados. Em alguns casos, o papel ainda é necessário, como, por exemplo, documentos jurídicos e informações de pessoa física.
E essa foi a evolução do GED no decorrer dos anos, um sistema que trouxe inovação e agilidade para os processos burocráticos de empresas, órgãos públicos e instituições em geral.
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