Ainda que os documentos sejam extremamente importantes e exijam certa atenção e muito cuidado por parte das empresas, sempre há a possibilidade de que eles sejam extraviados — especialmente quando falamos de documentos físicos. O extravio de documentos é um problema real, que pode trazer diversas consequências para as empresas.
As causas desta situação variam, sendo que vários pequenos problemas internos podem vir a causar o extravio de documentos. Entre as causas mais comuns, podemos citar os erros de segurança, falta de organização, falha humana e até mesmo desastres naturais. Este último mostra que até empresas preparadas podem sofrer com o problema.
E é exatamente por isso que não é necessário apenas prevenir — é preciso também saber o que fazer em uma possível ocorrência de extravio de documentos. E foi pensando nisso que nós preparamos este texto. Na sequência, a Acervo te mostra o que fazer quando este problema acontecer — caso aconteça —, e dá algumas dicas de como tentar evitá-lo.
Boa leitura!
Considerando que um extravio venha a acontecer, a empresa não pode simplesmente ficar com os braços cruzados e não fazer nada a respeito. Afinal, dependendo do documento, é possível que informações confidenciais de clientes ou de estratégias do negócio estejam contidas nele — sendo que esse tipo de dado deve ser muito bem protegido. É o caso dos contratos, por exemplo.
O primeiro passo aqui é garantir que todos os envolvidos estejam cientes da situação e, só depois disso, estudar os próximos passos. Caso a reação do cliente não seja tão negativa e o risco do vazamento de dados não seja um problema muito grande, basta se agilizar para fazer uma segunda via do documento e pronto.
Por outro lado, se o vazamento dos dados contidos no documento extraviado for causar um problema maior, providências mais sérias devem ser tomadas. Procure as autoridades da sua região e registre um boletim de ocorrência. Assim, você envolve pessoas preparadas na situação e tem mais chances de resolvê-la.
Contudo, o extravio de documentos — desconsiderando apenas os casos de desastres naturais — pode ser evitado de algumas maneiras. Todas elas, porém, convergem para um único conceito: o da correta gestão da informação. Essa gestão lida com diferentes formas de tratar os dados da empresa, todas priorizando a segurança das informações e a maior facilidade de recuperação das mesmas.
A primeira solução para evitar o extravio de documentos é assegurar que a guarda física seja realizada de forma organizada. Você mesmo pode fazê-la, seguindo, é claro, as recomendações das melhores práticas para manter os arquivos em ordem. No entanto, a melhor opção é contratar alguém especializado no assunto. Muitas empresas preocupadas com a gestão documental, incluindo a Acervo, realizam o serviço de organização e guarda física.
Mas essa não é a única solução. É indicado também a digitalização de documentos. Com ela, elimina-se o risco das informações serem perdidas, já que os documentos estarão em formato digital, e aumenta-se a segurança no acesso, visto que somente quem tem usuário e senha pode acessar as informações. Assim como o anterior, este serviço pode ser feito por empresas como a Acervo.
Essas e outras soluções para evitar o extravio de documentos podem ser encontradas aqui!
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