Todo contador sabe que existe um enorme volume de documentos que circulam todos os dias nos escritórios de contabilidade. São declarações de imposto, folhas de pagamento, balanços mensais, entre outros. E o desafio? Organizar tudo isso de uma maneira inteligente e prática!
Atualmente, existem vários sistemas para contabilidade que ajudam a lidar com esses documentos importantes. Eles são ideais para simplificar rotinas e proporcionar mais agilidade em processos.
Hoje, a Acervo explicará como fazer um correto gerenciamento de arquivos para escritórios de contabilidade, com o intuito de facilitar a sua vida e a de seus colaboradores. Continue a leitura para saber mais!
Uma boa gestão documental nos escritórios de contabilidade vai além da organização e arquivamento. É um processo que exige a preservação de informações, como declarações fiscais, documentos trabalhistas e registros financeiros dos clientes.
Por ter que lidar com vários documentos diariamente, a implantação de um sistema de arquivos é indispensável, principalmente para localizar informações rapidamente, sem perder tempo vasculhando gavetas e pastas.
Atualmente, a gestão moderna de arquivos utiliza soluções digitais com armazenamento físico profissional. A digitalização, GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e Guarda Física de documentos são os principais serviços que facilitam o gerenciamento de arquivos e a preservação das informações.
Com o uso dessas soluções, os escritórios de contabilidade conseguem atender seus clientes com mais agilidade, mantêm a organização do local de trabalho, protegem informações confidenciais, cumpram prazos legais de guarda de documentos e acessam documentos históricos a qualquer momento.
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Agora que você já sabe a importância do correto gerenciamento de arquivos, vamos saber mais sobre as principais soluções de como é possível colocar em prática essa gestão na sua empresa. Veja abaixo:
A digitalização é o primeiro passo para modernizar a gestão documental em seu escritório de contabilidade. É um processo relativamente simples, que transforma documentos físicos em arquivos digitais.
Com essa solução, você e seus contadores podem acessar rapidamente qualquer arquivo de forma segura e organizada. Além de simplificar suas buscas, também diminui qualquer risco de perdas e danos de informações.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução que armazena e organiza os documentos digitais. Com ele, você tem acesso remoto aos arquivos, controle de permissões por usuário, busca avançada de documentos por palavras-chave, categorias ou datas e backup automático das informações.
Ele também possibilita a conexão com outros sistemas contábeis, o que ajuda bastante nos fluxos de trabalho.
Nesse sentido, outra tendência de solução de gestão digital, também oferecida pela Acervo, é a tecnologia CloudFile, que permite digitalização, publicação e total controle dos arquivos e documentos.
Por mais que a digitalização seja muito importante, muitos escritórios de contabilidade precisam manter seus documentos físicos, e é aqui que entra a guarda física.
Esse serviço libera espaço no seu escritório e mantém todos os arquivos em um ambiente seguro, com controle de umidade, proteção contra pragas e monitoramento 24 horas. Tudo isso é organizado e mantido por profissionais especializados em gestão documental.
A gestão de documentos é especialmente importante neste contexto, trabalhando em conjunto com Sistema SDoc, aqui na Acervo. O programa garante aos nossos clientes o acesso, consulta e localização de forma simplificada e segura.
Há várias vantagens da gestão de arquivos para escritórios de contabilidade, que vão desde a otimização de processos até melhoria no atendimento aos clientes. Os principais benefícios são:
O gerenciamento de arquivos para contabilidades é indispensável, principalmente para empresas que querem economizar tempo nas buscas, melhorar a produtividade dos colaboradores e diminuir as chances de perda ou danos de documentos.
Nesse sentido, vale muito a pena investir em soluções especializadas de gestão documental. Na Acervo, você pode contratar serviços de digitalização, GED e guarda física de documentos.
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