Processos, protocolos, alvarás e outros documentos. São tantos papéis diários que a rotina dos escritórios de advocacia se torna difícil de ser organizada. E, quanto mais o tempo passa, mais pilhas de papéis são acumuladas. “Existe solução para tudo isso?”, você se pergunta. A resposta é sim, com a inteligência documental — onde todos os documentos e arquivos são armazenados na nuvem, com toda segurança para que não haja perdas e, além disso, facilidade para encontrá-los.
A inteligência documental garante o planejamento e administração da rotina do escritório de advocacia. Outra vantagem é que, como sabemos, os profissionais da área precisam ter alguns documentos em mãos, principalmente processos dos clientes que ganham novas medidas a todo instante.
Com a inteligência documental isso é possível, pois ela organiza e facilita o acesso a documentos físicos também. Isso aumenta a produtividade do escritório e garante a satisfação do cliente. Mas, afinal, como a tecnologia pode auxiliar na rotina do escritório de advocacia? Para responder essa questão a Acervo separou algumas dicas. Confira abaixo.
É comum ir a um escritório de advocacia e se deparar com uma pilha de papel em cima da mesa do advogado, não é mesmo? Agora, já pensou, com a quantidade de documentos que são processados pelo escritório, onde armazenar tudo isso? Um ambiente bem amplo seria necessário para dar conta de tudo.
A compra de um espaço maior requer tempo e dinheiro, o que nem sempre é possível. Por isso, a inteligência documental pode ser uma alternativa para solucionar esse problema. Com ela, todos os arquivos e documentos importantes vão para a nuvem, onde podem ser organizados por tópicos, datas e nomes, gerando a redução de espaço físico.
Quando há um volume considerável de papel num setor, as chances de perda de algum dos documentos são maiores. Afinal, conseguir armazenar eles com 100% de segurança é uma tarefa extremamente difícil.
Portanto, a solução está na inteligência documental. Com este sistema que envolve alta tecnologia, todos os documentos que ficam na nuvem podem ser acessados somente por pessoas autorizadas, a partir de login e senha, o que diminui as chances de perdas e vazamento de informações.
Além disso, para encontrá-los, basta inserir o nome do arquivo que você procura e pronto: em questão de segundos, com um clique, ele está em seu domínio.
Procurar por um processo dentro do escritório de advocacia pode levar algum tempo. Se o cliente está em consulta, por exemplo, pode criar uma situação de descaso, como se você, advogado, não se importasse com o problema do cliente.
Para que não ocorram situações como essa, a inteligência documental é essencial. O tempo que seria gasto com a procura do documento pode ser investido na produção de outras demandas do escritório de advocacia.
Já pensou em, além de economizar espaço e aumentar a produtividade do escritório, colaborar com o meio ambiente? Para todos os processos de cada cliente são necessários muitos papéis. Mas com a inteligência documental esse número reduz consideravelmente, sendo que apenas os papéis fundamentais são impressos.
Vale ressaltar: para implementar a inteligência documental no escritório de advocacia é necessário capacitar todos os profissionais. Pois de nada adianta um sistema inovador se os funcionários não souberem como utilizar. Portanto, ofereça cursos na área para todos que fazem parte da sua equipe e garanta um serviço de qualidade.
Gostou das dicas? Está pensando em aderir a inteligência documental no seu escritório de advocacia? Entre em contato com a Acervo e conheça nosso serviço de gestão documental.
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