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Entenda como funciona o sistema GED

O armazenamento de documentos através do sistema GED é uma prática extremamente benéfica para diversos tipos de empresas, otimizando a guarda, busca e segurança desses arquivos. Através do GED é possível assegurar acesso rápido e controlado a todos os documentos de uma organização, sendo indispensável para garantir uma boa gestão documental de uma empresa.

Além de otimizar a gestão documental, o sistema GED é capaz de proporcionar diversas outras vantagens, tendo um papel importante para auxiliar o planejamento estratégico da empresa. Mas para que você possa aproveitar todas as vantagens do GED, é importante realizar todas as etapas com uma empresa especialista no assunto.

Para que você entenda como os documentos físicos passam para o meio digital, elencamos as etapas do sistema GED abaixo. Confira!

Etapas do sistema GED

1. Planejamento

Antes de começar a digitalização, é preciso fazer um planejamento de quais documentos serão digitalizados e de que maneira a digitalização será realizada. A captura dos documentos será centralizada ou descentralizada? Onde ficarão armazenados os documentos? Como se dará o acesso a esses documentos após a digitalização? Enfim, no planejamento é importante elencar todas essas questões para que o sistema GED se adapte da melhor maneira possível ao seu modelo de negócio.

2. Preparação dos documentos

Os documentos que serão digitalizados precisam passar por um scanner para que migrem para o meio digital. Para garantir a qualidade e legibilidade dos arquivos, é importante prepará-los a fim de evitar qualquer problema que possa comprometer o documento digitalizado. Clipes e grampos, por exemplo devem ser retirados. Em documentos mais antigos que possam ter acumulado pó ou outros resíduos, é válido realizar uma limpeza suave para proporcionar a máxima qualidade no momento da digitalização.

3. Digitalização de documentos

Agora ocorre a digitalização de fato. Os documentos passar por um scanner e são criadas cópias idênticas às originais, mas com melhor resolução e com um tamanho de arquivo menor. Nessa etapa, é importante contar com scanners de alta qualidade e ficar atento se o equipamento é o mais adequado para aquele documento. Após serem escaneados, os documentos já estão disponíveis no meio digital.

4. Controle de qualidade

Por mais que você utilize um scanner de qualidade e tenha todo o cuidado na hora da digitalização, alguns erros ainda podem acontecer e, com isso, ocorrer arquivos defeituosos com manchas e riscos, por exemplo. Portanto, após a digitalização, os documentos passam por um controle de qualidade para atestar que as cópias estão legíveis e em boa definição para, enfim, serem armazenados no sistema GED.

5. Indexação

Na quinta etapa, os documentos são migrados para o local em que serão armazenados e é criado um modelo de organização por assuntos, seções, datas, etc. para que os documentos possam ser melhor localizados no sistema.

6. Disponibilização

Agora que os documentos foram digitalizados e armazenados, é hora de disponibilizá-los para os clientes. Com o sistema GED, os usuários podem acessar e consultar os documentos de sua empresa com muito mais facilidade, segurança e agilidade, sem correr o risco de perder um documento importante ou levar um tempo precioso na hora de localizá-lo.

O sistema GED é uma inovação que veio para otimizar a gestão documental e garantir facilidade de acesso aos arquivos de uma empresa. Está tendo problemas com a quantidade de documentos gerados em sua empresa e seus funcionários perdem muito tempo para localizar e acessar os arquivos.

O sistema GED pode ser a solução para seu negócio. Entre em contato conosco e saiba como o GED pode ser útil para sua empresa. Estamos no mercado há mais de 25 anos, sempre atuando com competência e seriedade para garantir a satisfação de nossos clientes!

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