Muitas empresas já perceberam os benefícios de digitalizar seus documentos. Os motivos de cada uma podem variar, indo de economia no espaço físico a aumento de produtividade dos funcionários. Alugar os scanners que fazem a digitalização é uma alternativa que surge nesse cenário, oferecendo também rapidez, segurança e baixo custo.
Ao falar em digitalização, é importante descrever o principal aparelho utilizado em qualquer que seja o método. Scanners são os grandes responsáveis pelo procedimento, visto que eles são os dispositivos de leitura óptica capazes de converterem as imagens e textos em papel para o formato digital. Diferentes modelos são usados em diferentes demandas e cada um se adequa a um caso específico.
A locação de scanners, diferente de outras técnicas, traz o equipamento para dentro da empresa, permitindo que todo o processo seja feito internamente. Isso acaba com a necessidade de locomoção com os documentos, o que diminui riscos e aumenta o conforto e a comodidade.
Listamos abaixo algumas vantagens proporcionadas pela locação de scanners, mostrando porque esta é uma opção que compensa mais do que a compra e como uma empresa como a Acervo pode ajudar!
Nem sempre é possível antecipar a necessidade de digitalizar um documento. Muitas destas situações podem acontecer de maneira imprevisível, portanto contar com um scanner alugado é ter certeza de que o problema será resolvido o mais rápido possível.
Tenha um scanner dentro de sua empresa e digitalize arquivos na hora que precisar. Além disso, a digitalização é quase instantânea, o que permite, por exemplo, que documentos sejam enviados rapidamente em casos de emergência.
Quando você compra um scanner, você adquire junto a responsabilidade pela manutenção dele, ou seja, o trabalho de ir atrás de uma autorizada quando problemas acontecerem. Alugar scanners com a Acervo é completamente diferente, pois nós oferecemos manutenção e assistência técnica, reduzindo suas preocupações apenas aos documentos.
Apenas pelo fato de que não se estará fazendo a compra de um scanner, o custo mais baixo já é garantido. Investir em alugar scanners significa reduzir também alguns gastos extras, como a anteriormente citada e muitas vezes repentina manutenção.
Outro fator da locação que diminui os custos perante a necessidade de digitalizar documentos é o fato de que você mesmo poderá fazer este serviço. Sendo assim, você economiza por não precisar contratar uma pessoa ou empresa só para isso.
Um problema enfrentado por muitas empresas que adquirem seus próprios scanners é não usá-los do jeito correto. Scanners de alta qualidade costumam possuir muitas funções, e seus manuais frequentemente confusos não ajudam na melhor compreensão das tarefas possíveis.
A Acervo, em conjunto com a locação, oferece treinamento especializado, permitindo que você e seus funcionários tenham instrução para fazer o manuseio sem maiores complicações.
Como citamos antes, diferentes tipos de digitalização exigem o transporte dos documentos para o local da empresa terceirizada que irá realizar o serviço. Esse deslocamento põe os arquivos em risco, já que eles podem ser danificados, perdidos ou extraviados no meio do processo. Scanners alugados eliminam estes perigos, levando em conta que as movimentações necessárias serão apenas entre as salas da empresa.
Tendo em vista tantas vantagens, fica claro que optar pela locação de scanners pode ser muito mais interessante que comprar um, e a Acervo está aqui para te ajudar com isso! Conheça as nossas opções de scanners e veja qual está de acordo com a sua demanda!
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