A modernidade, a tecnologia e a necessidade de encontrar novas soluções para resolver os problemas que vieram com o tempo fizeram alguns conceitos antes inimagináveis surgirem e estarem cada vez mais presentes na rotina de diversas empresas. Um deles, assunto do texto que a Acervo preparou hoje, é o Enterprise Content Management, também conhecido simplesmente por sua sigla, ECM.
Na sequência deste conteúdo, nós te explicamos o que é ECM e ainda diferenciamos este conceito do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) — visto que esta confusão é muito comum, já que os dois estão entre os conceitos mais importantes da gestão da informação na atualidade.
Para entender melhor o Enterprise Content Management, o ECM, continue a leitura abaixo e veja o que preparamos para você!
Em uma tradução livre, Enterprise Content Management pode ser entendido por algo como “gerenciamento de conteúdo corporativo”. Este termo foi criado pela americana Association for Information and Image Management (AIIA) no ano 2000. De acordo com a associação, e como traduzido pelo Portal ECM GED, a definição do mesmo é: “uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais, durante todo seu ciclo de vida”.
Em outras palavras, podemos dizer que o ECM é uma espécie de coleta sistemática, tendo como um de seus principais papéis organizar a informação que será utilizada por todos os setores de uma determinada empresa. A gestão de documentos, por exemplo, faz parte do gerenciamento do conteúdo empresarial.
Dessa forma, podemos afirmar que o ECM é mais amplo e abrangente que o GED, mesmo que estes conceitos sejam muito confundidos por quem não está tão acostumado com eles.
Graças ao fato de ambos lidarem com documentos e, de uma forma mais geral, com informações, ainda existe muita confusão entre ECM e GED. Afinal, tanto estes quanto outros termos do setor de Tecnologia da Informação não foram criados por entidades oficiais, mas sim pelas empresas que trabalham com este tipo de serviço e fornecem conteúdo sobre ele.
Há quem diga que eles são a mesma coisa, enquanto uns dizem que o ECM é a evolução do GED e outros afirmam que o GED está relacionado apenas com a gestão de documentos através da digitalização e acesso aos mesmos de forma digital e o ECM inclui ferramentas de workflow, processos automatizados e está relacionada com as estratégias empresariais.
Este último, inclusive, é o entendimento que nós temos aqui na Acervo. Nós até temos um especialista certificado em ECM atuando dentro da empresa. De qualquer forma, o que acontece é que, independente do caso, a imprecisão de conceitos é tão comum e grande justamente porque não existe uma definição oficial.
O que pode-se dizer, porém, é que nada disso faz muita diferença. Quando uma empresa está procurando por um serviço que auxilie na gestão da sua informação e organize todo o seu volume de dados, não é o nome da solução que irá definir se ela é ou não adequada para o caso da empresa contratante. O que realmente importa são as funcionalidades e o que é possível fazer com elas.
Alguns dos fatores que fazem uma solução de gestão da informação ser de alta qualidade são a facilidade no uso, a alta mobilidade e a possibilidade de personalização. A Acervo tem um texto inteiro falando sobre o assunto, mostrando o que você precisa saber para escolher a melhor solução de gestão da informação para a sua empresa. Você pode conferi-lo por meio deste link.
E se quiser encontrar a solução de gestão da informação mais adequada para seu negócio, conheça todos os serviços oferecidos pela Acervo! Desde a guarda física de arquivos até a Gestão Eletrônica de Documentos, nós temos a solução mais adequada para você!
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