Com a crescente presença do meio digital em diversos setores da sociedade, a digitalização de documentos é uma tendência que está crescendo fortemente, impulsionada sobretudo pela facilidade de acesso, segurança e redução de custos. Apesar de ser uma tendência do mundo moderno, já existem técnicas mais atuais quando falamos de gestão documental: são os documentos nato-digitais.
Diferente da digitalização de documentos, em que os documentos passam do meio físico para o digital, os documentos nato-digitais são aqueles que já nascem no meio digital. Outra diferença e uma grande vantagem dos documentos nato-digitais é que eles possuem validade jurídica, já que não houve alteração no formato e contexto do mesmo. Somente em algumas exceções em que exige-se documentação em papel, se faz necessária sua reprodução em meio físico.
Com os documentos nato-digitais é possível obter diversas vantagens para seu negócio. As principais são:
Para que os documentos nato-digitais façam parte de sua empresa, é preciso utilizar uma plataforma web integrada, que irá permitir a criação dos documentos dentro das normas exigidas.
Uma delas é a criação da assinatura digital para identificar o autor e impedir alterações, garantindo a validade do documento no meio digital. Outra norma exigida é o certificado digital ICP-Brasil, que funciona como uma espécie de identidade virtual, assegurando a identidade do autor e de transações realizadas no meio digital.
O processo para a geração de documentos nato-digitais consiste em três etapas principais.
É o processo inicial da geração do documento. Nessa primeira etapa, é preciso definir dados e informações que constarão no documento, além de definir responsabilidades para fazer o registro correto e prosseguir com sucesso para a próxima etapa.
É a etapa intermediária em que ocorre ações para que o documento chegue até a etapa final.
Ocorre quando os documentos nato-digitais já passaram por setores e pessoas e a demanda pode ser arquivada e resolvida.
Em se tratando de gestão documental, garantir o que há de mais moderno para sua empresa coloca seu negócio em um patamar competitivo extremamente alto, propiciando diferenciais em relação a seus concorrentes.
Não deixe de acompanhar a Acervo nas redes sociais. Nos siga no Facebook e LinkedIn e fique por dentro de nossas novidades, dicas e conteúdos!
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
