A Acervo, sua grande parceira de negócios quando o assunto é guarda, gestão eletrônica de documentos e soluções para melhorar fluxos de trabalho de empresas, vem, por meio deste artigo, mostrar o porquê é importante armazenar documentos em nuvem (cloud).
Não é “bater na mesma tecla”, mas – principalmente – de 10 anos para cá, as formas, ferramentas e dispositivos para o armazenamento de documentos mudaram significativamente. Até então, armazenávamos documentos em tecnologias com capacidades limitadas para suportar o grande trânsito de dados e informações.
Com o passar dos anos e o surgimento de novas demandas, a necessidade por soluções ágeis, maior garantia de segurança e a significativa mudança no relacionamento com o cliente – fizeram com que empresas organizadas – de pequenas a grandes – buscassem alternativas para a melhor gestão de seus documentos. Opções que as mantivessem competitivas no mercado.
A Acervo, empresa que gerencia – como ninguém – a informação de grandes organizações, reitera que armazenar arquivos e documentos em nuvem representa segurança e confiabilidade para usuários e empresas.
Não estamos falando – aqui – somente em minimizar os riscos da gestão de documentos com o aumento da segurança promovido pelo armazenamento em nuvem, mas sim, observar que também existem benefícios agregados, como redução de custos e aumento da produtividade da empresa.
Agora, precisamos saber quais são as principais vantagens da implementação do armazenamento em nuvem para empresas e o que essa solução representa em termos de vantagem competitiva frente à concorrência.
Está pronto para saber quais são? Então, vamos lá!
Sabemos, não é nenhuma novidade para ninguém, que a segurança dos nossos dados e informações é fundamental para que tenhamos uma vida ajustada aos dias atuais – sem maiores contratempos quando pensamos em fraudes, ilícitos diversos, invasões ou adventos de força maior – nos preocupemos menos com questões burocráticas do dia a dia e – destinemos mais tempo à resolução de problemas que efetivamente impactam e fazem grande diferença em nossas vidas.
“Hoje, tomar uma decisão, precisa e tecnicamente fundamentada, é fator preponderante ao sucesso, tanto pessoal quanto profissional. Empresas são como pessoas; organismos que dependem de documentos para sobreviver”
Quando voltamos a estudar o universo das empresas e os seus respectivos fluxos de trabalho, percebemos que a contratação de uma solução como é o caso do Acervo CloudFile – sistema ECM (Electronic Content Management) – ferramenta com excelência em qualidade e totalmente online – é vital para a batalha de mercado que empresas e gestores travam no dia a dia, buscando aumentar share e gerar receita.
Publicação, digitalização e controle de arquivos e documentos via internet (cloud computing);
O Acervo CloudFile é ideal para empresas de todos os tamanhos e segmentos, que movimentam grande volume de arquivos e documentos.
a- Redução do custo de impressão
b- Diminuição de gastos com papel
c- Busca fácil e rápida de palavras, trechos ou textos em documentos
d- Segurança e confidencialidade para seus arquivos
e- Otimização e maximização do desempenho das rotinas operacionais
Além disso, armazenar arquivos e documentos em nuvem impacta diretamente no clima organizacional, melhorando a inter-relação entre colaboradores, otimizando e possibilitando a entrega de melhores resultados e fomentando a cultura digital nas organizações.
Agora é o momento em que a Acervo mostra para você, com um pouquinho mais de profundidade, informações sobre as vantagens do sistema e suas respectivas importâncias.
Segurança: perder dados e documentos em decorrência de danos ou prejuízos de ordem técnica em máquinas ou servidores físicos – chega a ser lamentável… é inadmissível. Pode resultar em “catástrofe” para empresas que buscam liderar seus nichos de mercado.
Falhas, independentes de suas naturezas, implicam em morosidade de processos, retrabalho e queda de produtividade. É por tal motivo que o CloudFile da Acervo oferece segurança contra incidentes e ataques virtuais que, porventura, ocorram, danificando e corrompendo – arquivos e documentos.
Um outro aspecto importante, que vale a pena destacar, é o fato de que o CloudFile oferece possibilidades de configuração de modo a garantir que apenas perfis criados pelo sistema tenham acesso autorizado às informações da empresa.
Compartilhamento e trânsito de arquivos: um aspecto cultural (até) de empresas, mundo afora, é o envio e compartilhamento de documentos por intermédio de e-mails. É por meio dessa troca constante de documentos e arquivos, juntada de outros arquivos pertinentes ao tema, sobreposição de informações – por vezes – não inerentes, que, ao utilizar servidores locais, a empresa pode incorrer em sérios riscos de geração de ruídos na comunicação.
Dificuldades para localizar determinado e-mail ou arquivo, diminuição da capacidade de compreensão do assunto proposto, perdas de prazos, recebimentos e entregas de informações desencontradas, etc. – são alguns dos riscos que empresas mal administradas estão sujeitas.
Em ferramentas como o Acervo CloudFile, os usuários envolvidos em determinado projeto podem compartilhar, comentar, apresentar dicas e indicar soluções. Tudo isso em tempo real e de maneira colaborativa. Dessa vez, o documento será único e a produtividade da equipe muito maior.
Expansão de capacidade de armazenamento: diferentemente dos servidores locais que despendem maiores investimentos e gastos com implementação e manutenção de máquinas, os sistemas em nuvem são facilmente expandidos, de forma inteligente e com baixo custo. Esses sistemas possuem um disco rígido remoto que podem ser ampliados sempre que a organização sentir ou achar necessário.
Redução de gastos e aumento na produtividade dos colaboradores são benefícios da expansibilidade dos servidores em nuvem.
Acesso remoto: a possibilidade de acessar qualquer documento da empresa remotamente (desde que autorizado) é de suma importância para a otimização dos fluxos de trabalho das rotinas administrativo-operacionais e atingimento de melhores resultados organizacionais frente ao mercado concorrente. Colaboradores podem utilizar o sistema em dispositivos mobile ou em desktops com acesso a internet.
Otimização e melhoria de projetos: devido ao compartilhamento de um único documento quando da troca de suas informações, os envolvidos no projeto atuarão de formas simultânea e colaborativa. Ajudarão a otimizar e aperfeiçoar tarefas, impondo maior eficiência e precisão nos resultados.
Todos os participantes do projeto poderão, em tempo real, por meio de chats, abordar temas e assuntos pertinentes, “trocar ideias”, assim como sugerir melhorias contínuas nas etapas do processo.
Multiplataformas: colaboradores, nem sempre, utilizam os mesmos sistemas operacionais em suas rotinas diárias. Com o CloudFile é possível, ainda que em diferentes sistemas, visualizar e acessar arquivos, como também, realizar tarefas.
Histórico de edições e recuperação: característico de muitos sistemas cloud, esse tipo de armazenamento permite recuperação de arquivos a partir de “pontos de restauração”. Nele – conseguimos visualizar todas as edições realizadas em ordem cronológica e, caso necessário, desfazer alguma alteração. Portanto, erros ou equívocos na construção e desenvolvimento podem ser facilmente corrigidos.
Com a contratação do Acervo CloudFile, a sua empresa armazenará documentos e arquivos de maneiras segura e confiável, reduzirá custos e despesas em fluxos de trabalho e rotinas administrativas, além de melhorar desempenho e eficiência.
Gostou da ideia de ter uma ferramenta como essa em sua empresa capaz de colocá-la em posição de destaque frente aos concorrentes? Essa é a hora em que você entra em contato com o nosso serviço de atendimento e fica a um passo do troféu de campeão.
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