Caixas empilhadas em uma sala, pastas que ocupam um espaço valioso e a dificuldade de encontrar uma informação crucial quando mais se precisa. Essa é uma realidade familiar para muitos gestores.
O volume crescente de documentos e arquivos digitais pode se transformar rapidamente em um grande desafio operacional e financeiro. A questão que se impõe é: como lidar de forma estratégica com todos os documentos da empresa?
Ignorar esse problema não é uma opção. A má gestão documental acarreta custos elevados com armazenamento, perda de produtividade e, mais grave, sérios riscos de segurança e conformidade legal. Multas pesadas relacionadas à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) por um descarte inadequado ou a perda de um contrato importante por falta de organização são ameaças reais.
A solução não está em simplesmente guardar tudo ou digitalizar sem critério. É preciso uma gestão inteligente, que analise o ciclo de vida de cada documento e defina seu destino ideal. Este guia foi criado para orientar você, decisor, a fazer as escolhas certas, garantindo segurança, economia e agilidade para o seu negócio.
Todo documento tem um ciclo de vida e um valor diferente para a organização ao longo do tempo. Compreender isso é o primeiro passo para uma gestão de documentos eficiente. Basicamente, existem três caminhos possíveis para cada arquivo que sua empresa produz ou recebe.
Apesar da forte tendência de digitalização, alguns documentos ainda exigem a guarda física por questões legais ou contratuais. Contratos originais com assinaturas manuais, certidões, escrituras e alguns documentos fiscais específicos são exemplos de arquivos que precisam ser preservados em sua forma original por um determinado período.
A decisão de manter um arquivo físico deve ser baseada em uma análise criteriosa da legislação e dos prazos de retenção. A simples manutenção de um arquivo interno sem organização não é suficiente.
A guarda de documentos físicos deve seguir boas práticas, incluindo o armazenamento em local seguro, com controle de acesso, umidade e temperatura, para garantir a integridade do papel e evitar perdas irreparáveis.
Muitos documentos da empresa possuem um prazo de validade legal. Após esse período, mantê-los armazenados só gera custo e aumenta o risco de vazamento de informações. Documentos fiscais e trabalhistas, por exemplo, têm prazos de guarda bem definidos pela legislação. Uma vez expirados, eles podem e devem ser eliminados.
Contudo, a eliminação de documentos não pode ser feito de qualquer maneira. Jogar papéis com informações sensíveis, de clientes, funcionários ou da própria empresa, no lixo comum é uma falha grave de segurança e pode resultar em sanções severas da LGPD.
O descarte seguro, por meio de métodos como a fragmentação profissional, garante que as informações se tornem irrecuperáveis, protegendo a empresa, seus colaboradores e clientes.
Leia também: Até quando guardar documentos: como fazer a eliminação sem riscos legais
Para a grande maioria dos documentos da empresa, a digitalização é o destino mais inteligente e estratégico. Transformar o acervo físico em um arquivo digital acessível e seguro é um passo fundamental para a modernização e competitividade do negócio.
A digitalização de documentos vai muito além de simplesmente escanear papéis. Quando integrada a um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), ela centraliza toda a informação da empresa em um único repositório seguro na nuvem. Isso resulta em benefícios diretos:
Leia também: Quais as vantagens da digitalização de documentos?
Definir o que guardar, o que descartar e o que digitalizar exige conhecimento técnico e legal. Tomar a decisão errada pode custar caro. É nesse ponto que a expertise de um parceiro especializado faz toda a diferença.
A Acervo oferece uma abordagem completa para a gestão de documentos, que começa muito antes da tecnologia.
Nossa equipe de especialistas realiza um diagnóstico completo do seu acervo documental. Analisamos os tipos de documentos, os processos internos da sua empresa e as exigências legais do seu setor.
Com base nessa análise, desenhamos um plano estratégico personalizado, que inclui a elaboração de instrumentos essenciais como a Política de Gestão Documental, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Documental. Juntos, eles definem claramente o destino ideal para cada tipo de documento.
Essa consultoria garante que sua empresa estará em total conformidade com a legislação, otimizando o uso do espaço físico e preparando o terreno para uma transição segura e eficiente para o ambiente digital.
Para os documentos que devem ser digitalizados, oferecemos o Acervo CloudFile, nosso sistema GED robusto e intuitivo. Mais do que um simples repositório, o Acervo CloudFile é uma plataforma de inteligência que organiza, protege e disponibiliza suas informações de forma estratégica.
Com recursos avançados de busca, controle de versões, gestão de permissões e segurança de ponta, ele se torna o cérebro digital da sua operação, garantindo que a informação certa esteja na mão da pessoa certa, no momento exato.
A gestão inteligente dos documentos da empresa deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade de sobrevivência e crescimento no mercado atual. Tomar decisões estratégicas sobre o destino de cada arquivo é investir diretamente na eficiência, segurança e futuro do seu negócio.
Não deixe que a desorganização e os riscos comprometam seus resultados. Dê o próximo passo em direção a uma gestão documental mais inteligente e segura.
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