Quando tratamos da organização e armazenamento de documentos, um fator de extrema importância é a categorização dos mesmos. Afinal, existe uma espécie de hierarquia entre os documentos de uma empresa; alguns são mais importantes do que outros e, por isso, devem ser gerenciados de formas diferentes.
Neste cenário, um dos tipos que devemos citar é o documento ostensivo — visto que ele é um dos mais comuns em empresas de todos os tamanhos e segmentos. Mas você tem alguma ideia do que é um documento ostensivo? E, ainda mais importante que isso, sabe como esses documentos devem ser armazenados?
Caso alguma das respostas tenha sido não, saiba que não há motivos para se preocupar. Neste texto, a Acervo te conta tudo que você precisa saber a respeito dos documentos ostensivos. Com nossas informações, seus documentos — e, consequentemente, sua empresa como um todo — estarão muito mais seguros.
Continue a leitura e entenda!
Sempre com o objetivo de facilitar a recuperação das informações — além de garantir a segurança de cada documento —, é fundamental que os documentos da empresa sejam divididos em categorias. Eles podem ser separados em diversos grupos, sendo alguns deles gênero, espécie, formato, tipologia e natureza do assunto.
É na família de natureza do assunto, inclusive, que os documentos ostensivos estão. Mas, afinal, o que eles são? Um documento ostensivo é aquele que não contém nenhuma informação que possa prejudicar a empresa ou seus colaboradores e clientes.
Na prática, a divulgação (ou, nos piores casos, vazamento) de um documento ostensivo não terá nenhuma consequência séria para a empresa, já que ele não possui nenhum tipo de dado confidencial.
Os documentos que possuem informações confidenciais, por sua vez, são chamados de sigilosos — e eles são o contrário dos ostensivos.
Agora que você já entendeu o que é um documento ostensivo e, principalmente, a diferença entre ele e o documento sigiloso, é fundamental que aprenda também a forma mais adequada de armazenar este tipo de arquivo.
O primeiro ponto que deve ser destacado é que eles têm uma forma de armazenamento diferente. Como os dados dos documentos ostensivos não são tão sensíveis, eles não precisam ter tantas restrições de acesso assim — podendo ser abertos por praticamente qualquer colaborador da empresa.
A situação muda quando deixamos de falar de um documento ostensivo e passamos a falar de documentos sigilosos. No caso destes, o armazenamento deve ser muito mais restrito. Somente os colaboradores que realmente precisam do conteúdo dos documentos para exercer suas funções devem ter acesso. Além disso, eles devem ser funcionários de confiança.
Por outro lado, é preciso reforçar que o fato de um documento ser ostensivo não significa que sua segurança e armazenamento podem ser negligenciados. No caso de documentos físicos, eles devem ser guardados em locais com condições adequadas, enquanto os digitais devem estar em bons softwares e ter backups para evitar a perda.
E você, já tinha ouvido falar em documento ostensivo? O que achou das informações que trouxemos neste texto? Caso tenha gostado e queira receber mais, não se esqueça de seguir a Acervo no Facebook e no Instagram!
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