Uma das formas mais eficazes de conservar documentos por longos períodos de tempo é a transferência dos arquivos para microfichas, assim como a posterior digitalização das fichas — permitindo a visualização dos dados em meios mais tecnológicos, seguros e ágeis. Mas você já parou para se perguntar o que exatamente é uma digitalização de microfichas?
Neste texto, a Acervo te mostra. Antes mesmo de falar sobre a digitalização de microfichas, nós detalhamos também o que as microfichas são. Por fim, mostramos ainda as vantagens para quem resolve digitalizar suas microfichas. Continue a leitura e confira!
Microfichas são mídias que fazem parte de um grupo chamado microforma. Outros formatos que estão no mesmo grupo são os microfilmes e aperture cards. As microfichas tratam-se de filmes com formato retangular, normalmente tendo 105 mm x 148 mm, em que centenas de páginas podem ser reduzidas e impressas.
As vantagens de usá-las são muito claras: há uma economia de papel considerável, assim como do espaço físico que antes seria ocupado pelos papéis, e as informações duram por muito mais tempo, visto que a resistência da microficha é muito maior que a do papel.
Na maioria dos casos, a redução é de cerca de 42 vezes, o que possibilita imprimir mais de 170 páginas por microficha. Como cada página fica minúscula, é impossível ler diretamente nas microfichas. Para que a leitura possa ser feita, assim como para garantir que os dados fiquem salvos em mais de um local, recomenda-se a digitalização de microfichas.
Mas, afinal de contas, o que é digitalização de microfichas? Se você já conhece outra ação semelhante — a digitalização de microfilmes —, é muito mais fácil entender, já que elas são praticamente a mesma coisa. A única diferença considerável é que, enquanto a microficha é uma ficha, o microfilme é um rolo de filme igual aos que vemos em cinemas.
Com um equipamento específico para captar as imagens em alta definição, empresas que realizam o serviço são capazes de transformar os documentos em arquivos digitais com os tamanhos reais, para que eles posteriormente possam ser lidos diretamente na tela de um computador ou até mesmo de um celular.
Depois que o serviço é feito, você recebe suas microfichas de volta juntamente dos arquivos digitalizados. Para que a experiência seja ainda melhor, você também pode contratar o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Este é um software que reúne todos os seus documentos em um só local, o que facilita seu acesso e aumenta consideravelmente a segurança, visto que elimina as chances de perder os arquivos digitais e limita o acesso apenas a pessoas autorizadas por meio de um usuário e senha.
A Acervo é uma empresa que oferece todos os serviços citados — desde a digitalização de microfichas e microfilmes, assim como a guarda dos mesmos em ambiente específico, até o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Se você deseja modernizar sua empresa e contar com todos os benefícios que esses serviços trazem para a sua gestão documental, entre em contato conosco hoje mesmo e veja o que nós podemos fazer por você!
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