A tecnologia nunca esteve tão integrada ao cotidiano das pessoas e aproveitar os benefícios desta situação deve ser um exercício constante. No contexto empresarial um bom exemplo é a drástica redução da quantidade de papel presente em mesas e arquivos, dando lugar a softwares de gestão eletrônica de documentos e arquivos disponíveis a qualquer hora e de qualquer lugar.
Além do impacto ambiental positivo que essa tendência estabelece – consumindo menos árvores e desacelerando a produção de lixo -, a digitalização de documentos pode revolucionar a forma como sua empresa/escritório se relaciona com seus arquivos.
Mas a digitalização não se resume a papéis. Áudios, fotos, microfilmes e diversos outros tipos de mídias físicas também podem fazer parte desse processo, aumentando sua vida útil e permitindo seu compartilhamento de forma bastante prática.
Esse processo de digitalização de documentos se torna ainda mais vantajoso quando associado ao já mencionado sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e até a contratação de uma guarda física de documentos, enviando seus arquivos para empresas especializadas que irá colocá-los em ambientes controlados e liberando espaço dentro da sua empresa.
E ao contrário do que muitos pensam, a contratação de uma empresa para execução dos serviços mencionados está ao alcance de negócios de todos os portes, gerando, inclusive, redução de custos frente às formas convencionais de manutenção de arquivos.
Saiba mais no post Terceirizar guarda de documentos é solução viável para empresas de todo porte.
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