Ao longo dos anos, aquelas pilhas de documentos que ficavam armazenadas em armários dentro das repartições tiveram um rumo diferente. Hoje, através da digitalização de documentos, ganharam espaço em arquivos que podem ser acessados a qualquer momento e lugar com a ajuda de computadores, smartphones e tablets. Neles, é possível uma melhor localização e organização dos documentos, aumentando, assim, a segurança e diminuindo o risco da perda dos papéis.
Tudo foi possível com os avanços da tecnologia, que, além de auxiliar no armazenamento dos documentos, ajudou na economia de custos e diminuição dos espaços ocupados pelos armários. Além disso, colaborou também com o meio ambiente, algo cada vez mais inserido dentro das empresas. Afinal, com a digitalização de documentos temos a economia de papel e tinta para impressão, energia elétrica, entre outros fatores.
Mesmo com todas essas facilidades, a digitalização de documentos foi se inserindo aos poucos nos lugares, e precisou de uma melhor divulgação e conhecimento das pessoas. Junto com a digitalização de documentos surgiram muitas dúvidas, como: quais as vantagens? Como ela iria colaborar com as empresas e repartições? Por que investir em um produto que tem um alto custo? Todas essas questões foram respondidas no dia a dia, com toda a economia e segurança que a digitalização trouxe.
Era comum, há alguns anos, acontecer a perda dos documentos. Afinal eram pilhas de folhas com diversas informações, as quais, mesmo organizadas por nomes, numerações e pastas, a qualquer momento ou descuido podiam ser perdidas, ocasionando confusão e insatisfação dos clientes. Foi com a finalidade de amenizar tais conflitos que a digitalização de documentos foi criada.
Você sabia que a digitalização de documentos é uma lei? Sim, em 2012 foi criada a lei 12.682, que autoriza a digitalização de documentos, mas sem o descarte dos papéis originais. Isso mudou em dezembro de 2016, após aprovação do Senado. Com a medida, agora, é possível, sim, digitalizar os documentos e destruir depois os originais. Contudo, é necessário seguir algumas regras como: garantia da integridade, autenticidade e fidedignidade do documento físico quando passado para o meio digital.
Outro fator que colaborou com a criação e crescimento da digitalização de documentos foi a possibilidade do material não ficar exposto aos agentes naturais, como sol, umidade, insetos, entre outros intempéries que, mesmo com todos os cuidados necessários, desgastam o papel, deixando-o amarelado e inelegível. A digitalização de documentos é a tecnologia auxiliando sua empresa ou empreendimento a manter a qualidade e excelência no dia a dia. É a garantia da satisfação do seu cliente.
A Acervo está há 25 anos no mercado e tem um serviço especial de digitalização de documentos ideal para sua empresa, o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Com ele, os documentos são digitalizados por scanners de alta tecnologia, o que garante a integridade do material na captura dos fotogramas. Conheça mais detalhes sobre o serviço de digitalização de documentos da Acervo, acessando nosso site!
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