Hoje em dia, as questões ambientais se impõem como de extrema necessidade. Por isso, toda empresa precisa incorporar, em seu cotidiano, práticas sustentáveis, em diferentes níveis e setores. A digitalização de documentos é uma delas.
Especificamente em relação à gestão de documentos, existem estratégias que podem contribuir para a preservação do meio ambiente. um bom exemplo é a redução no uso de papéis, que pode ser feita de diferentes formas.
Continue lendo para compreender melhor como a digitalização de documentos pode reduzir o impacto sobre o meio ambiente.
De acordo com o Dicionário Priberam, o termo sustentabilidade significa “Modelo de sistema que tem condições para se manter ou conservar”.
Assim, essa palavra, tão comum em nosso cotidiano, se refere às condições de conservação. Quando dizemos que uma prática é sustentável, isso quer dizer que ela garante, a si mesma, o necessário para se manter.
De um modo mais específico, o termo é usado para falar dos recursos naturais necessários para que algo funcione. Dessa maneira, é possível fazer o seguinte questionamento: sua empresa garante a si mesma condições de conservação ou precisa recorrer a grandes quantidades de recursos naturais para isso?
Não é difícil notar que, na busca por uma relação mais benéfica com o meio ambiente, é preciso utilizar menos dos recursos naturais. Por isso, de maneira resumida, as práticas sustentáveis são aquelas que garantem as operações de uma empresa sem (ou com menor) utilização de recursos naturais.
Os exemplos ajudam a compreender melhor esse conceito. E a digitalização de documentos, em termos de gestão documental, é o melhor de todos. A produção de papel requer muito dos recursos naturais: água, madeira para extração de celulose, energia elétrica, dentre outros. Dificilmente, uma empresa conseguirá produzir, por ela mesma, todos esses recursos.
Por isso, a solução mais sustentável é reduzir o uso de papel. É nesse ponto que a digitalização de documentos se torna uma aliada. Isso quer dizer não apenas que documentos produzidos em papel devam ser digitalizados, mas também que os documentos possam ser criados digitalmente (nato-digitais).
Nessa perspectiva, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem função importante. A longo prazo, ela reduz a necessidade de documentos em papel, bem como permite que todas as informações fiquem disponíveis quando necessário.
Para além da digitalização de documentos, algumas dicas podem ajudar a sua empresa a reduzir o impacto ambiental. Veja:
Como exemplo de sustentabilidade, é possível citar as ações desenvolvidas pela Acervo. Focada na responsabilidade ambiental, ela utiliza uma usina fotovoltaica para o fornecimento de energia elétrica. Em 2021, 99% do consumo energético foi garantido por essa usina.
Além disso, a Acervo pratica a reciclagem e está sempre em busca de boas práticas quando o assunto é sustentabilidade. Com essas ações, bem como com os serviços de digitalização de documentos oferecidos, é possível reduzir o impacto das ações humanas sobre o meio ambiente.
A Acervo convida você a também adotar práticas mais sustentáveis. Veja outras dicas no blog ou nas redes sociais da nossa empresa: Facebook, Instagram e LinkedIn!
Dicionário Priberam da Língua Portuguesa [em linha], 2008-2021, https://dicionario.priberam.org/sustentabilidade [consultado em 25-04-2022].
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