Quando falamos em GED, existem alguns termos que vêm à tona. No entanto, quem não é tão familiarizado com o assunto pode acabar não entendendo alguns deles e perder alguma informação importante. Foi com isso em mente que a Acervo criou o que nós chamamos de dicionário do GED: uma lista com conceitos que sempre surgem quando falamos dele.
Na sequência do texto abaixo, nós relembramos brevemente o que é o GED e, em seguida, listamos os termos comuns do nosso dicionário do GED, incluindo BPO, ECM e criptografia. Continue a leitura e fique por dentro de tudo que envolve o assunto!
Começamos relembrando o conceito de GED. Este termo é uma sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos. Tal gestão se trata de um conjunto de processos que permite o armazenamento, pesquisa de documentos e recuperação das informações presentes em documentos.
O GED é uma consequência natural da digitalização de documentos. Depois que o arquivo é transformado para o formato digital, é preciso utilizar métodos específicos para lidar com o novo padrão. É depois da implementação de um GED que os processos passam realmente a ser mais eficazes.
Tendo relembrado o conceito de GED, seguimos para os outros termos. Acompanhe:
Assim como GED, BPO também é uma sigla. Ela significa Business Process Outsourcing, ou seja, Terceirização de Processos de Negócio. Em uma definição básica, este processo consiste em terceirizar ou automatizar atividades que não fazem parte do foco da empresa, porém que não deixam de ser importantes por causa disso.
O GED é um exemplo.
Este termo é um dos mais comuns da lista. Mesmo quem não é muito entendido do assunto já se deparou com ele, visto que ele está presente até mesmo no WhatsApp. Criptografia é uma técnica que visa cifrar uma escrita, transformando-a em um código não compreensível por quem não tem acesso às convenções específicas deste mesmo código. Para se ter uma ideia do tamanho da segurança que ela oferece, ela é a preferida em trocas de informações políticas e diplomáticas.
A criptografia faz parte dos processos de segurança de um bom sistema de GED.
Temos aqui mais uma sigla; ECM significa Enterprise Content Management. Em português, Gerenciamento de Conteúdo Corporativo. Pode ser definido como uma combinação de estratégias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais.
É importante entender a diferença entre ECM e GED, visto que os dois costumam ser confundidos. Enquanto o GED tem relação apenas com a gestão de documentos digitalizados, o ECM já inclui ferramentas de workflow, processos automatizados e tem relação com as estratégias empresariais.
Por fim, a nuvem, outro conceito familiar até para quem não entende tanto do assunto que inspirou este texto. A nuvem é um sistema de armazenamento de dados, através do qual os dados em questão ficam hospedados em um servidor online, não ocupando nada do espaço de armazenamento do computador usado para acessá-los.
Nós incluímos a nuvem no dicionário do GED pois é através dela que o armazenamento das informações é feita nestes softwares.
O que achou deste dicionário do GED? Já conhecia algum destes termos e sabia os seus significados? Agora você já está mais preparado para entender plenamente os fatores que envolvem este que é um dos melhores métodos de gestão documental.
Caso queira saber ainda mais sobre o assunto, leia mais textos aqui no nosso blog ou entre em contato a Acervo, tire suas dúvidas e veja o que podemos fazer por você!
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
