Em plena era digital e da informação acessível a distância de um clique, muitos escritórios seguem reféns das pastas e pilhas de papel. Dessa forma, não apenas perdem em efetividade nas suas tarefas como correm o risco de perdas e danos causados pela ação natural e do tempo.
Sabemos que a legislação brasileira ainda obriga a manutenção de muito arquivo em formato de papel, mas com o auxílio da digitalização, gestão eletrônica de documentos e terceirização de guarda física – para citar apenas alguns serviços -, esses escritórios podem acelerar seus processos internos e garantir a integridade de informações importantes.
No post de hoje vamos dar algumas dicas importantes rumo a um ‘escritório sem papel’.
Como já mencionado na introdução deste post, não é possível se livrar integralmente dos arquivos físicos. Contudo, é possível digitalizar e manusear esses documentos apenas em seu formato digital, o que acelera muito o processo interno de um escritório. Associados a um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) os ganhos são imediatos.
Muitos serviços online já disponibilizam – até gratuitamente – um sistema de assinatura digital de documentos. Aliado à formalização via e-mail, a assinatura de material interno fica muito mais prática e evita o manuseio de papel.
Escolha serviços de e-mail que disponibilizem agendas e calendários digitais. Com isso sua vida fica muito mais organizada – além de estar acessível em qualquer lugar via dispositivos móveis – e você, de quebra, elimina papel da sua mesa ou pasta.
Também não faltam ferramenta disponíveis na internet – como PDF Escape e Acrobat XI – para elaboração de formulários digitais, eliminando a necessidade de impressões desnecessárias e do FAX, por exemplo.
Já que a proposta é digitalizar, não custa nada garantir a segurança desses arquivos todos com backups extras em serviços que armazenam informações nas nuvens. Segurança nunca é demais e nesse caso é bem simples.
Para tarefas individuais ou em grupo existem ferramentas eficientes e gratuitas – como a Trello – para eliminar circulares internas e outros tipos de impressos. Para suas anotações diárias, um bloco de notas em desktop ou dispositivo móvel ajuda muito e organiza de forma prática seus pensamentos.
Opte por gerenciar transações pela internet. Hoje em dia não faltam serviços nesse sentido, eliminando impressões desnecessárias e de manuseio pouco prático.
Grandes empresas como Microsoft (Office 365) e Google (for Work) já oferecem soluções completas em nuvem que permitem criar um ambiente de trabalho dinâmico e realmente colaborativo.
Com esses produtos online você pode editar um arquivo de texto, planilha ou apresentação de slide de forma simultânea com diversos membros de sua equipe, deixar tudo compartilhado e acessível a qualquer hora e de qualquer lugar em que se tenha acesso à internet.
É possível compartilhar esses arquivos com as pessoas certas, hierarquizar seus acessos, criar sites de intranet para gestão de conteúdo de forma colaborativa, disponibilizar sua agenda de compromissos a quem for de interesse. Enfim, os processos internos de seu escritório que até então envolviam o uso de papel podem ser quase que extintos, substituídos pela tecnologia em nuvem.
E o melhor é que esse tipo de solução é acessível a empresas de todos os portes, com uma relação custo-benefício extremamente vantajosa. Com um pequeno investimento você revoluciona seu ambiente de trabalho e de quebra ainda adota processos mais sustentáveis.
Aproveitando o tema, veja também nosso post ‘Digitalização de documentos: uma tendência sustentável’. Continue acompanhando nosso blog e boa leitura!
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