Todas as empresas possuem informações confidenciais contidas em seus documentos — e este provavelmente é o caso da sua também. Considerando que esses dados não podem ser vazados, sob o risco de consequências graves para você, seus clientes e fornecedores, é de extrema importância garantir a segurança de documentos dentro da empresa.
Foi pensando nisso que a Acervo preparou este texto. Afinal, as responsabilidades diárias que você tem na sua empresa devem fazer com que não seja fácil parar para pensar em soluções que garantam uma maior segurança para os seus documentos. Com o nosso texto, você não precisará pensar: nós te contamos o que você precisa saber.
Abaixo, nós listamos e explicamos 5 dicas de segurança de documentos que podem ser aplicadas na sua empresa. Continue a leitura e saiba como proteger seus arquivos!
Um erro comum — e que diminui consideravelmente a segurança de documentos — é simplesmente empilhar os arquivos em um canto das salas da empresa. Ao fazer isso, seu espaço fica bagunçado, fazendo com que a produtividade caia, e o risco de que os documentos sejam perdidos aumenta exponencialmente.
É indispensável dedicar uma sala da empresa especialmente para eles, além, é claro, de deixá-los sempre organizados. Esta sala ainda deve ter condições específicas de temperatura e umidade para evitar a deterioração do papel e, consequentemente, aumentar sua vida útil.
Algumas informações são tão confidenciais que não devem ser de conhecimento de todos os colaboradores. Em muitos casos, é preciso que apenas as pessoas mais confiáveis possam ter acesso aos arquivos. Assim, a segurança de documentos é automaticamente aumentada.
Por isso, limite o acesso. Se você já segue a primeira dica e tem um espaço especialmente dedicado aos seus arquivos, é importante que essa sala fique sempre trancada e apenas você e outros funcionários de confiança ou que realmente precisam dos documentos lá armazenados tenham acesso.
Mesmo que sua empresa tenha uma sala totalmente dedicada à guarda dos documentos, a necessidade de mexer neles para encontrar informações específicas pode, com o tempo, ir fazendo com que a organização original se perca. Dessa forma, em um futuro não muito distante, a sala pode ficar desorganizada e perder seu objetivo.
Para evitar que isso aconteça, é preciso ter uma rotina de organizações. Tire algumas horas por mês para conferir a sala, ver se todos os documentos estão lá e, quando necessário, colocá-los no lugar em que originalmente deveriam estar.
Todas as dicas que citamos acima são, de alguma forma, soluções de gestão de documentos. No entanto, estamos falando de ações genéricas — isto é, que dão certo na maioria dos casos, mas podem acabar não fazendo tanta diferença assim para a sua empresa.
Podem existir outros métodos que façam mais sentido para o seu caso específico, ajudando a garantir que a segurança de documentos seja realmente alta. Quem poderá indicar as soluções ideais, tendo como base um estudo profundo de cada caso, são as empresas especializadas em gestão de documentos ou profissionais da área de arquivologia.
E é exatamente relacionada a essas empresas nossa última dica. Existem diversas técnicas de gestão de documentos, incluindo guarda interna, guarda externa/terceirizada, digitalização, microfilmagem, entre outras.
Dependendo da quantidade de documentos que se tem, do espaço disponível e de tantos outros fatores, uma solução pode ser mais interessante que a outra. Algumas empresas são especializadas nesse assunto, podendo indicar o caminho mais adequado e ainda ajudá-lo a implementar essa gestão.
É o caso da Acervo. Nós estamos há mais de 25 anos neste mercado, oferecendo serviços de gestão documental e tendo um papel ativo na segurança de documentos de inúmeras empresas. Para saber mais e entender as soluções eficazes para sua empresa, entre em contato conosco!
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