Você já parou para pensar em como os arquivos e documentos ficam acessíveis para sua empresa depois que você opta por contratar serviços de gestão documental, como os da Acervo? A gestão de arquivos físicos feita por uma empresa terceirizada pode trazer muitos benefícios, tornando a consulta e localização da informação simplificada.
Na Acervo, essa gestão de arquivos físicos é feita por meio de um sistema, o SDoc. É ele quem garante aos nossos clientes o pleno acesso aos documentos que ficam armazenados em nosso arquivo físico.
Neste texto, você saberá mais sobre como funciona o SDoc e de que maneira ele irá ajudar sua empresa a lidar melhor com documentos físicos que fiquem armazenados com a gente.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a gestão de documentos é o
“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado de administração de documentos”.
Assim, tudo aquilo que envolve os cuidados com o arquivamento de documentos até a devida eliminação está incluído no escopo da gestão documental.
No cotidiano da sua empresa, essas operações técnicas podem ser feitas por um equipe interna ou por uma terceirizada, que se responsabiliza por todo o gerenciamento — como é o caso da Acervo.
Nesse segundo caso, é preciso que a empresa terceirizada ofereça um sistema para que o cliente consiga acessar as informações e documentos, bem como acompanhar o processo de gestão de arquivos. Aqui na Acervo, como dissemos antes, há um sistema próprio desenvolvido exclusivamente para nossa empresa, chamado de SDoc.
De forma bem resumida, podemos dizer que o SDoc é um sistema de gestão de arquivos. Com ele, o cliente da Acervo consegue, de forma online, ter o controle sobre a entrada e saída de caixas e documentos, fazer consultas, solicitar coletas e pesquisas a qualquer hora, bem como emitir relatórios e ter controle da temporalidade dos documentos, tudo isso por meio do do computador ou dispositivo móvel (smartphones).
Esse sistema é usado para a guarda física de documentos. Assim, ao optar por armazenar seus documentos com a Acervo, você tem a certeza de que tudo estará seguro, acessível e sistematizado para suas consultas. Para entender mais sobre a guarda física, veja o e-book abaixo:
O SDoc é um sistema de gestão de arquivos acessível pela internet, através da home do site da Acervo: https://acervonet.com.br/. Ao entrar, é necessário fazer login, conforme o cadastro feito quando você se torna cliente da Acervo. Veja a imagem:
Depois de fazer o login, é possível acessar as ferramentas do SDoc, seja para consulta, solicitação, relatório ou outros serviços. Veja os principais na imagem abaixo:
Você pode notar que no menu principal estão disponíveis os serviços de Cadastro, Ferramentas e Relatório. A partir deles é possível realizar ações como:
Dessa forma, o sistema de gestão de arquivos permite o total controle dos processos, mesmo quando a guarda dos documentos da sua empresa é feita em um espaço externo. O SDoc torna o gerenciamento ágil, com a comunicação facilitada entre cliente e a Acervo.
Quer saber quanto custa contar com toda essa facilidade? Os custos são menores do que você imagina. Solicite um orçamento para ter um serviço completo de gestão de arquivos com quem mais entende do assunto.
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