Com a modernização e inserção da tecnologia em diversos setores empresariais, o hábito de usar de papel é uma prática que tem caído em desuso, sendo cada vez menos utilizada em organizações de todos os tipos e setores. Por outro lado, a digitalização é uma tendência em alta com previsões de crescer ainda mais nos próximos anos. E com os documentos digitalizados, o que fazer com aquele amontoado de papel?
Essa é uma dúvida muito comum de quem digitaliza documentos e por isso vamos esclarecer essa questão para você. Muita gente acha que depois de digitalizar os documentos, podem se desfazer para sempre dos documentos em papel, pois todas as informações estão seguras e armazenadas no meio digital, sem nenhuma chance de perda ou deterioração.
Mas não é bem assim. Os documentos digitalizados não possuem valor legal perante a Justiça e, por isso, não serão considerados válidos no momento da apresentação. Isso se deve, sobretudo, à facilidade de adulteração de informações em documentos digitalizados, fazendo com que não seja possível comprovar a veracidade dos mesmos.
A necessidade de se guardar documentos físicos, mesmo que estes já tenham sido digitalizados, portanto, é fundamental para garantir a legalidade. Em muitos casos, a apresentação dos documentos originais é necessária, ou seja, você precisa ter os documentos físicos para comprovar aquelas informações e para que tudo ocorra dentro das normas da lei.
Caso você queira eliminar de uma vez por todas os documentos físicos, é preciso que eles sejam microfilmados, juntamente com a digitalização. A microfilmagem permite que os documentos tenham legalidade jurídica pela Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
No caso de documentos temporários, o descarte pode ser feito após a digitalização dos mesmos, desde que “respeitados os procedimentos para garantia da integridade, autenticidade e fidedignidade da conversão do arquivo do meio físico para o meio digital”, determinação estabelecida pelo Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, aprovado em junho de 2014.
Uma das principais propostas do projeto é a utilização de certificados digitais emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para assegurar a autoria e fidedignidade dos documentos. Dessa forma, o projeto determina que os documentos digitalizados, bem como as suas reproduções, tenham o mesmo valor dos originais, inclusive na esfera jurídica.
Os documentos digitalizados poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração, lavrando-se o respectivo termo de eliminação.
Mesmo que você não possa descartar os documentos físicos permanentes após a digitalização, digitá-los é uma prática que irá trazer muitas vantagens para seu negócio. E aí, quer conhecer melhor o serviço de Digitalização de Documentos da Acervo? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas.
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