A grande quantidade de documentos produzidos em empresas de todos os segmentos gera um custo desnecessário e ocupa espaços que poderiam ser utilizados para atividades mais produtivas dentro das instituições. Além disso, documentos físicos correm risco de perda, extravio e deterioração, podendo gerar prejuízos físicos e materiais para as empresas. Para solucionar esses problemas, a microfilmagem e a digitalização de documentos têm se mostrado como aliados eficientes na gestão de documentos.
Algumas empresas ainda confundem ou não conhecem as diferenças entre essas práticas. Mas, para acabar com essas dúvidas, a Acervo preparou este texto explicando as diferenças entre microfilmagem e digitalização de documentos. Confira!
A microfilmagem de documentos é um processo que consiste em fazer uma cópia de um documento e armazená-la em um microfilme. Os microfilmes são rolos que, se armazenados corretamente, são capazes de durar até 500 anos e manter a qualidade dos documentos.
O processo de microfilmagem armazena os documentos por meio da captação de imagens que acontecem por um processo fotográfico. A microfilmagem é vantajosa por permitir que o documento físico seja disponibilizado em máquinas específicas, garantindo a segurança e legibilidade das informações por um longo período de tempo e reduzindo o tamanho e volume dos documentos.
Outro diferencial é que a microfilmagem permite que os documentos tenham amparo legal, permitindo a completa substituição dos arquivos em papel.
A digitalização consiste no processo de digitalizar documentos e armazená-los virtualmente. Diferente da microfilmagem tradicional, a digitalização é feita por meio de softwares específicos, como os scanners.
Outra diferença é que os documentos são armazenados na nuvem ou arquivados em pastas eletrônicas. A consulta pode ser feita mediante solicitação prévia, permitindo o fácil acesso, além de possibilitar que duas ou mais pessoas tenham acesso simultâneo ao documento, o que não é possível na microfilmagem.
Diferente da microfilmagem, a digitalização não garante a legalidade dos documentos perante a Justiça. Esse método somente confere a consulta dos documentos, mas por todas as vantagens que ele oferece, é extremamente benéfico para qualquer tipo de negócio.
Apesar das diferenças, as duas práticas garantem excelentes vantagens. Confira as principais vantagens de cada uma!
E aí, já sabe qual é a melhor opção para sua empresa? Se restou alguma dúvida, entre em contato conosco. Teremos prazer em ajudar a realizar uma gestão documental eficiente dos arquivos de sua empresa.
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