Hoje, empresas que se prezam e buscam diferencial competitivo no seu respectivo nicho ou segmento de mercado implementam e dispõem de processos automatizados ou de parte deles. É algo tão comum e automático que muitas delas não se atentam para o simples detalhe que esses processos automatizados caracterizam um fluxo de trabalho, o workflow.
O workflow – às vezes – “passa batido” no dia a dia da empresa por dois simples motivos: um, é o puro desconhecimento mesmo. Muitas empresas têm fluxos e rotinas definidas, porém, tecnicamente não sabem como integrá-los a outros processos administrativos. Dois, que é o mais comum, é a falta de ferramenta própria para o desenho e delineamento desses fluxos. Os fluxos existem, mas não discriminados em algum manual específico.
A grande sacada de um sistema de GED é que ele pode solucionar a questão da estruturação, mapeamento e desenho dos fluxos de trabalho.
Para que tenhamos bons fluxos de trabalho se faz necessário conhecer seus conceitos e aplicações no dia a dia da empresa.
O interessante na compreensão do funcionamento do workflow é que para enxergarmos claramente a sua utilidade e como ele atua na otimização dos processos da empresa, precisamos saber como ele trabalha em conjunto com o GED.
Vale lembrar: a Gestão Eletrônica de Documentos – GED – operando em harmonia com um fluxo de trabalho, otimizado e eficiente, fomenta melhor desempenho em diversas áreas em empresas que têm em seu DNA a busca pela excelência.
Resumidamente, o GED é uma tecnologia, fundamental para empresas que buscam certo destaque, que realiza a captação, ajuste e conversão, distribuição e gerenciamento de documentos para suporte aos processos administrativos, além de segurança e agilidade quanto ao acesso à informação. Para uma tomada de decisão precisa com baixo risco de incerteza, o GED é a ferramenta adequada.
Uma coisa é certa, quando pensamos em implementar sistemas como o GED, necessariamente, precisamos conhecer o fluxo de trabalho do negócio.
Como em um mapa mental, onde desenhamos os caminhos que percorremos para chegar às informações que buscamos, o workflow funciona de maneira semelhante. Estabelece ações pontuais com etapas atualizadas e objetivas a fim de mostrar como o fluxo de informações acontece em um determinado processo.
As etapas desse fluxo de informações são bem objetivas, do tipo:
Quem realizou o trabalho?
Em que momento ou ordem aconteceu?
De que maneira ou sob quais condições aconteceu?
O workflow é orientado segundo 3Rs, que são:
1- Rotas
2- Papéis
3- Regras
Assim como em determinado fluxo de tarefas ou rotinas administrativas de qualquer natureza, os documentos seguem uma ordem pré-determinada e padronizada para que ocorra a automatização desses processos.
Retomando o conceito de que os fluxos de trabalho possuem etapas, claras e definidas, concluímos que os processos empresariais eficientes e eficazes os observam como elementos preponderantes à garantia dos controles organizacionais.
O SGWF – Sistema de Gerenciamento de Workflow – como o próprio nome já diz, gerencia as etapas dos processos empresariais.
O SGWF estrutura melhor os fluxos de trabalho de modo que a empresa perceba melhores desempenhos em seus processos internos, garantindo eficiência e gestão segura de suas rotinas. É por meio de canais de comunicação, onde há colaboração mútua entre interessados, compartilhamento de informação e conhecimento, além da melhor coordenação das atividades que o sistema de gerenciamento se torna essencial às organizações competitivas.
Abaixo, veremos algumas possibilidades da atuação em conjunto do workflow e ged, vamos a elas:
Antes do término de algum processo – dependendo até do seu grau e nível de importância – podemos definir um “aprovador”, ou seja, toda vez que alguém desejar criar algum tipo de documento, para a sua conclusão, o fluxo de trabalho notificará o aprovador, que por sua vez concluirá.
A utilização de filtros condicionantes também é bem comum no SGWF. No caso de workflow e ged, um exemplo simples de imaginar é a alteração de um valor indexador pré-estabelecido de um documento por “1” toda vez que ele, porventura, for deixado em branco.
Esse fluxo de trabalho é muito interessante, além de importante. Pode trazer maior segurança à empresa e aos seus processos. Sabemos que excluir automaticamente documentos sem critério ou indeliberadamente pode ser perigoso e originar danos seríssimos e até irreversíveis à organização.
Um exemplo de workflow de exclusão é quando, por exemplo, um lote é digitalizado sem nenhuma informação ou com dados danificados e ilegíveis. O workflow de exclusão poderá excluí-lo e notificar o responsável pelo processo.
Note-se: nesse caso, em específico, seria necessário um software capaz de identificar a página em branco ou danificada.
[As integrações do workflow e ged citadas acima são apenas algumas das inúmeras soluções que podemos desenvolver utilizando os dois sistemas. Como o nosso objetivo é automatizar ações baseadas em condições, as possibilidades são infinitas]
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