A documentação de uma empresa é um pedaço importante de todos os seus negócios. Ao mesmo tempo, considerando que o volume de dados gerados passa por um constante aumento, existe a complicada tarefa de manter tudo em ordem. A organização é essencial para que o administrador possa ter sempre em mãos os documentos necessários e evitar maiores problemas. No entanto, a execução de tarefas que tenham maior prioridade no cotidiano da empresa pode prejudicar esse processo. Trazendo uma solução, dentre algumas opções, há a guarda de documentos.
Ideal para quem quer manter os seus papéis, a guarda física é um processo que consiste no armazenamento de documentos e arquivos em um ambiente externo à sua empresa. Com a utilização deste serviço terceirizado, é possível aumentar a organização e facilitar o acesso ao registro. Isto otimiza o tempo gasto em procuras desnecessárias e garante a localização dos documentos desejados.
Além disso, a guarda de documentos dispensa o uso de salas da empresa que poderiam estar sendo aproveitadas em funções mais produtivas e poupa energia de funcionários para que estes possam desempenhar outras atividades.
Como previamente citado, a guarda de documentos é um investimento que, quando feito por uma empresa de qualidade, traz muitos benefícios que ajudam na economia de recursos, seja ela a curto ou longo prazo. Confira abaixo alguns deles.
Ao liberar um ambiente anteriormente usado para o armazenamento de arquivos, a empresa economiza por ter disponível um lugar o qual poderá ser transformado em algo como uma sala de reuniões, por exemplo.
Tempo é dinheiro. Se você ou algum de seus funcionários costumam demorar para encontrar documentos e acabam substituindo suas funções habituais pela procura, seu investimento pode não estar sendo tão bem feito. Com a guarda de documentos, você evita esse problema, já que os documentos são localizados rapidamente, contribuindo para o aumento de produtividade de sua empresa.
Para qualquer empresa o vazamento de informações pode significar um enorme prejuízo. A utilização de dados sigilosos por colaboradores mal intencionados pode ser uma realidade e, com o uso da guarda de documentos de uma empresa séria, este risco é descartado. A economia é garantida, pois você irá evitar gastos com possíveis processos ou com a recuperação de documentos vazados.
Se você armazena seus arquivos dentro da sua empresa, você provavelmente sabe que o espaço utilizado não é o mais recomendado quando o assunto é conservação. Para prevenir os documentos de problemas como pragas e umidade, é preciso um ambiente controlado que apenas uma empresa especializada oferece. Desta maneira você evita seu negócio de sofrer uma perda irreparável e garante que nenhum custo extra será gerado para a recuperação dos documentos.
Caso os motivos listados não tenham sido suficientes, você pode utilizar a Calculadora de Benefícios da Acervo e tirar suas próprias conclusões. Nela é possível descobrir o custo médio de manutenção dos arquivos dentro da própria empresa, comparar com o investimento para armazenar com a Acervo e saber o quanto de economia será feito. Tudo gratuitamente e sem compromissos. Queremos apenas demonstrar como a guarda de documentos será vantajosa para você e sua empresa.
Mesmo se com a leitura do texto e o uso da calculadora ainda reste alguma dúvida, você pode sempre entrar em contato com a Acervo. Estamos disponíveis para qualquer esclarecimento!
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